Portale im Browser
Eine Web-App läuft im Browser, ohne Installation und auf jedem Gerät. Jeder meldet sich an und sieht genau die Vorgänge, die ihn betreffen.
Web-App heißt: eine Anwendung, die im Browser läuft und trotzdem arbeitet wie ein Programm. Nichts muss installiert werden, Updates kommen zentral, und derselbe Zugang funktioniert am Rechner im Büro und am Tablet auf der Baustelle. Für alles, was mehrere Menschen gemeinsam bearbeiten, ist das die einfachste Form der Verteilung.
Ein Portal ist die Variante davon, bei der auch Menschen außerhalb des Betriebs einen Zugang bekommen. Kunden sehen den Stand ihres Auftrags, Partner laden Unterlagen hoch, Mitarbeitende melden Stunden. Jeder pflegt seine eigenen Daten, statt dass jemand im Büro E-Mails abtippt.
Entstanden sind auf diese Weise Portale für Aushilfen, eine Betriebsplattform für eine Agentur und ein System für Kundenverwaltung und Aufträge in der Entsorgungsbranche. Der technische Unterbau ist dabei ähnlich, der Unterschied liegt in den Abläufen, die abgebildet werden.
Kunden oder Partner rufen an, weil sie nicht wissen, wie weit ein Vorgang ist. Die Auskunft kostet jedes Mal ein paar Minuten und unterbricht die laufende Arbeit. Ein Zugang mit Statusanzeige beantwortet diese Frage von selbst, rund um die Uhr.
Bescheinigungen per E-Mail, Fotos per Messenger, Formulare als Ausdruck. Danach beginnt die Sortierarbeit, und irgendwann fehlt ein Dokument, von dem niemand mehr weiß, wo es zuletzt war. Ein Upload mit Prüfung räumt diesen Teil komplett ab.
Solange nur ein Postfach die Anträge sieht, steht der Ablauf still, sobald diese Person im Urlaub ist. In einem Portal liegen offene Vorgänge sichtbar für alle Berechtigten, mit klarer Zuständigkeit und nachvollziehbarer Entscheidung.
Wenn Büro, Außendienst und Aushilfen verteilt arbeiten, hilft kein Programm, das nur auf einem Rechner läuft. Eine Anwendung im Browser erreicht alle, ohne dass jemand eine Installation betreuen muss.
Was davon gebraucht wird, ergibt sich aus dem Ablauf. Diese kommen besonders häufig vor.
Jeder Zugang hängt an einer Rolle: Verwaltung, Team, Kunde oder Partner. Die Rolle entscheidet über jede Ansicht und jede Schaltfläche. Auf Wunsch kommt eine Anmeldung in zwei Schritten dazu, etwa mit Code aus einer App.
Aufträge, Anfragen oder Anträge durchlaufen feste Stufen. Wer beteiligt ist, sieht auf einen Blick, wo etwas hängt. Der Verlauf bleibt erhalten, damit später nachvollziehbar ist, wer wann was entschieden hat.
Dokumente landen direkt am richtigen Vorgang, statt im Postfach. Die Verwaltung prüft, gibt frei oder fordert nach. Abgelaufene Nachweise lassen sich automatisch melden, bevor sie zum Problem werden.
Stunden, Mengen oder Stammdaten werden dort erfasst, wo sie entstehen. Die Anwendung prüft beim Eintragen, ob Werte plausibel sind. Das verhindert Rückfragen und spart das Abtippen im Büro.
Neue Vorgänge, Freigaben und Rückfragen lösen eine Nachricht aus, per E-Mail oder direkt in der Anwendung. So muss niemand aus Gewohnheit nachsehen, ob etwas Neues da ist.
Für die Verwaltung gibt es Listen mit Filtern und Kennzahlen zum laufenden Geschäft. Daten lassen sich als Datei ausgeben, etwa für die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei.
Inhalte aus dem Portal können öffentlich erscheinen, ohne zweite Pflege. Ein Profil wird einmal intern freigegeben und steht damit auf der Website. Dafür sorgt eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen.
Bei einem Dienstleister für Messe- und Promotionpersonal war genau das der Anlass. Aushilfen melden sich für Einsätze, liefern Bescheinigungen und melden nach dem Einsatz ihre Stunden. Bis dahin lief alles über Anhänge, Listen und Rückfragen. Im Portal pflegen die Aushilfen ihr Stammblatt selbst, laden Nachweise hoch und tragen Stunden ein.
Die Verwaltung sieht offene Vorgänge in einer Liste, prüft und gibt frei. Neue Eingänge lösen eine E-Mail aus. Das Portal läuft derzeit als Alpha-Version, also in einer frühen Fassung mit einem begrenzten Nutzerkreis, und wird im Betrieb weiter ausgebaut. Dieser Weg ist bei Portalen üblich: klein anfangen, mit echten Nutzern lernen, dann erweitern.
Zuerst steht fest, wer das Portal nutzt und was jede Gruppe darin tun darf. Aus diesen Rollen ergibt sich der größte Teil der späteren Struktur, deshalb steht diese Frage ganz am Anfang.
Die wichtigsten Bildschirme entstehen als klickbarer Entwurf, je einmal aus Sicht der Verwaltung und aus Sicht der externen Nutzer. Was sich hier unrund anfühlt, ändern wir, bevor entwickelt wird.
Das Portal entsteht in Abschnitten. Sobald der Kern steht, arbeitet eine kleine Gruppe damit und meldet zurück, was im Alltag hakt. Diese Runde ersetzt viele Annahmen durch Beobachtung.
Beim Start bekommen alle Gruppen einen kurzen Einstieg, meist in einem gemeinsamen Termin, auf Wunsch auch als Video zum Nachschauen. Danach begleiten wir die ersten Wochen, weil erfahrungsgemäß dann die letzten Sonderfälle auftauchen.
Technik, mit der wir arbeiten
Portale entstehen als Web-Anwendung mit Next.js oder React, dahinter eine PostgreSQL-Datenbank mit Rechten auf Datenebene. Betrieb wahlweise bei einem Anbieter in der EU oder auf einem eigenen Server.
Referenzen
Ein Portal wird nach Umfang und Komplexität kalkuliert, feste Preise gibt es nicht. Das Angebot beschreibt jede Rolle und jeden Vorgang, der enthalten ist. Wie so ein Angebot zustande kommt, steht auf der Seite Kosten.
Jede zusätzliche Nutzergruppe bringt eigene Ansichten, eigene Rechte und eigene Tests mit. Zwei Rollen sind überschaubar, fünf sind ein deutlich größeres Projekt.
Ein Portal, in dem Unterlagen hochgeladen und freigegeben werden, ist schneller fertig als eines, das Aufträge, Termine und Abrechnung gleichzeitig führt.
Wenn Daten aus Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Website kommen sollen, kommt für jede Verbindung Entwicklung und Absicherung dazu.
Personenbezogene Daten, Nachweise oder Abrechnungsdaten verlangen mehr Aufwand bei Rechten, Protokollierung und Dokumentation als ein rein internes Werkzeug.
Fragen
Eine Website zeigt Inhalte, eine Web-App lässt damit arbeiten. Auf einer Website liest du, was ein Betrieb anbietet. In einer Web-App meldest du dich an, legst Vorgänge an, lädst Dateien hoch und siehst nur, was zu deinem Zugang gehört. Beides kann im selben Auftritt zusammenlaufen.
Nein. Das Portal läuft im Browser, auf dem Handy genauso wie am Rechner. Auf Wunsch lässt es sich als Symbol auf den Startbildschirm legen und sieht dann aus wie eine App. Eine echte App aus dem Store lohnt sich erst, wenn Kamera, Offline-Betrieb oder Mitteilungen gebraucht werden.
Verbindungen sind verschlüsselt, Rechte hängen an Rollen und wirken bis in die Datenbank hinein. Jeder sieht nur die eigenen Vorgänge. Dazu kommen Sicherungen, Protokolle über Zugriffe und ein Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Inhalte, Nutzer und Stammdaten pflegst du selbst, dafür ist die Verwaltung gedacht. Neue Funktionen entwickeln wir. Du bekommst den Quellcode und eine Dokumentation, damit du nicht an uns gebunden bist, wenn sich etwas ändert.
Ja, das ist einer der häufigsten Wünsche. Über eine Schnittstelle liefert das Portal Inhalte an die Website, etwa Profile oder freie Termine. Gepflegt wird dann nur noch an einer Stelle, und die Website zeigt immer den aktuellen Stand.
Wir richten Sicherungen ein und halten einen Weg zurück auf den letzten funktionierenden Stand bereit. Bei Störungen bist du direkt bei der Person, die die Anwendung gebaut hat, ohne Ticketsystem dazwischen. Erreichbar sind wir meist innerhalb einer Stunde, bei Störungen sofort. Was davon verbindlich gilt, steht in der Vereinbarung.
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