Telefonanlage mit 3CX
Wir übernehmen die laufende Verwaltung einer vorhandenen 3CX-Anlage. Neue Durchwahlen, Rufgruppen, Ansagen und Zeitpläne erledigen wir, ohne dass jemand im Team sich einarbeiten muss.
3CX ist eine weit verbreitete Telefonanlage, die auf einem Server oder in der Cloud läuft und Telefone, Softphones und Handys miteinander verbindet. Eingerichtet wurde sie in den meisten Betrieben einmal von einem Fachbetrieb. Danach ändert sich der Alltag: Es kommen Leute dazu, andere gehen, Öffnungszeiten verschieben sich, eine Ansage stimmt nicht mehr.
Genau diese laufende Pflege übernehmen wir. Das ist eine kleine Leistung neben der übrigen IT-Betreuung, aber eine, die im Alltag oft hängen bleibt. Wer im Team keine Berührung mit der Verwaltungsoberfläche hat, traut sich nicht heran, und für einen Fachbetrieb ist jede Kleinigkeit ein eigener Auftrag.
Ehrlich gesagt: Eine komplette Neuinstallation gehört nicht zu unserem Angebot. Wenn eine Anlage neu aufgebaut, auf einen anderen Anbieter umgezogen oder tief in die Telefonie eingegriffen werden soll, holen wir einen Fachbetrieb dazu und begleiten das von der IT-Seite.
Am ersten Arbeitstag stehen Rechner und Postfach bereit, das Telefon fehlt. Nebenstelle anlegen, Gerät oder Softphone einrichten, in die richtige Rufgruppe hängen und in der internen Liste eintragen: Das sind einige Handgriffe, die jemand kennen muss.
Die Rufgruppen sind über Jahre gewachsen. Anrufe klingeln bei Personen, die längst in einer anderen Abteilung sitzen, oder laufen ins Leere, weil eine Weiterleitung auf eine alte Nummer zeigt. Im Betrieb fällt das erst auf, wenn sich Kunden beschweren.
Die Ansage nennt noch die alten Öffnungszeiten, der Feiertag fehlt im Zeitplan und an Brückentagen klingelt es ins leere Büro. Solche Änderungen sind schnell erledigt, wenn jemand weiß, wo sie eingetragen werden.
Die Zugangsdaten zur Verwaltung liegen bei der Geschäftsführung oder beim Fachbetrieb, der die Anlage eingerichtet hat. Kleine Änderungen warten deshalb wochenlang oder werden über Umwege gelöst, etwa über private Handynummern.
Alles rund um den täglichen Betrieb einer bestehenden Anlage. Den Rahmen legen wir vorher fest, damit klar ist, wer was darf.
Nebenstellen anlegen, ändern und beim Austritt sauber entfernen, passend zur Benutzerverwaltung. Dazu Tischtelefon oder Softphone einrichten und mit dem Konto verbinden.
Wer klingelt in welcher Reihenfolge, wie lange, und was passiert, wenn niemand abnimmt. Wir bilden ab, wie der Betrieb tatsächlich arbeitet, und dokumentieren die Regeln verständlich.
Begrüßung, Auswahlmenü, Ansage außerhalb der Öffnungszeiten und Urlaubsansagen einspielen und austauschen. Texte und Aufnahmen kommen von dir oder wir bereiten sie vor.
Öffnungszeiten, Mittagspause, Brückentage und Betriebsurlaub hinterlegen, damit Anrufe außerhalb der Zeiten den richtigen Weg nehmen statt ins leere Büro.
Anrufe auf Handy, Homeoffice oder Vertretung umleiten, dauerhaft oder für einzelne Tage. Auch die Frage, welche Nummer beim Angerufenen erscheint, gehört dazu.
Wenn Gespräche abreißen, ein Telefon sich nicht anmeldet oder die Sprachqualität schlecht wird, gehen wir der Sache nach: Netzwerk, Gerät, Einstellungen. Was am Anschluss oder an der Anlage selbst liegt, geben wir an den Fachbetrieb weiter.
Wir verwalten bestehende Anlagen, wir bauen keine neuen auf. Eine Neuinstallation berührt Anschlüsse, Rufnummernmitnahme, Verträge und im Zweifel die Erreichbarkeit des ganzen Betriebs. Dafür gibt es Fachbetriebe, die täglich nichts anderes machen. Wenn bei dir ein solcher Schritt ansteht, sagen wir das und holen jemanden dazu, statt es selbst zu versuchen.
Was wir dabei beitragen, ist die IT-Seite: Netzwerk, Netzwerkschrank und Stromversorgung, Trennung des Telefonverkehrs vom übrigen Datenverkehr und die Abstimmung, damit am Umschalttag alles zusammenpasst. Diese Arbeit machen wir ohnehin, wenn wir das Netzwerk betreuen.
Wir sehen uns die Anlage an: Version, Betriebsart, Nebenstellen, Rufgruppen, Ansagen und Zeitpläne. Dabei fällt meist schon auf, was seit Jahren nicht mehr stimmt.
Wir bekommen einen eigenen Verwaltungszugang, und es wird festgehalten, wer Änderungen beauftragen darf. Die Zugangsdaten bleiben in deinem Besitz.
Alte Nebenstellen entfernen, Rufgruppen begradigen, Ansagen und Zeiten auf den aktuellen Stand bringen. Danach steht der Aufbau auf einer verständlichen Seite dokumentiert.
Änderungen meldest du per E-Mail oder Telefon, wir setzen sie um und melden zurück. Bei Störungen schauen wir per Fernwartung nach und ziehen bei Bedarf den Fachbetrieb hinzu.
Technik und Werkzeuge
Wir arbeiten in der Verwaltungsoberfläche der vorhandenen Anlage und prüfen bei Störungen zusätzlich das Netzwerk drumherum.
Referenzen
Pakete von der Stange gibt es hier nicht. Gerechnet wird, was wirklich zu tun ist. Bei der Telefonanlage hängt der Aufwand an der Größe der Anlage und daran, wie oft sich etwas ändert. Meist läuft die Betreuung als Teil der übrigen IT-Betreuung mit.
Kosten im ÜberblickEin Büro mit acht Durchwahlen verursacht weniger Pflege als ein Betrieb mit mehreren Abteilungen, Außendienst und wechselnden Aushilfen.
Eine gepflegte Anlage ist schnell übernommen. Wenn über Jahre niemand aufgeräumt hat, steht zu Beginn einmalig mehr Arbeit an.
Wenige Änderungen im Jahr lassen sich einzeln abrechnen. Bei ständigem Wechsel im Team ist eine laufende Betreuung sinnvoller.
Eine Begrüßung ist schnell getauscht. Ein Sprachmenü mit mehreren Ebenen, Sprachen und Sonderansagen braucht Vorbereitung und Tests.
Fragen
Nein. Wir übernehmen die laufende Verwaltung einer vorhandenen Anlage. Für eine Neuinstallation, einen Anbieterwechsel oder die Mitnahme von Rufnummern holen wir einen Fachbetrieb dazu. Von der IT-Seite begleiten wir das gern: Netzwerk, Netzwerkschrank und Abstimmung am Umschalttag.
Ja. Bei BEMA Verpackungsabfall betreuen wir die bestehende 3CX-Anlage administrativ, zusätzlich zu Netzwerk, WLAN und der Software, die dort im Einsatz ist. Weitere Beispiele nennen wir hier bewusst nicht, weil es sie so nicht gibt.
Kleine Sachen wie eine neue Durchwahl, eine geänderte Weiterleitung oder eine neue Ansage erledigen wir aus der Ferne. Wann das passiert, hängt von der Absprache ab. Wenn du feste Zeiten brauchst, halten wir sie in der Vereinbarung zur IT-Betreuung fest.
Zu Telefonie-Tarifen sagen wir nichts, das gehört zum Anbieter und zum Fachbetrieb. Wir kümmern uns um das, was in der Anlage eingestellt wird, und um das Netzwerk, auf dem die Gespräche laufen.
Dann sehen wir uns zuerst das Netzwerk an, denn dort liegt die Ursache häufig: überlastete Leitungen, fehlende Trennung vom übrigen Datenverkehr, ein Switch ohne passende Einstellungen oder WLAN statt Kabel. Was danach übrig bleibt, klären wir mit dem Anbieter oder dem Fachbetrieb.
Wir bekommen einen eigenen Verwaltungszugang, damit nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat. Die Anlage und die Zugangsdaten bleiben in deinem Besitz. Wer in deinem Betrieb Änderungen beauftragen darf, halten wir vorher schriftlich fest.
Antwort innerhalb eines Werktags
Das erste Gespräch ist kostenfrei, 30 Minuten am Telefon oder im Online-Meeting. Per Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
