Archiv und GoBD
Geschäftliche Nachrichten und Belege werden automatisch archiviert, unveränderbar abgelegt und über eine Suche wiedergefunden. Auch dann, wenn ein Postfach längst gelöscht ist.
Belege, Rechnungen und geschäftliche Nachrichten müssen über Jahre nachvollziehbar bleiben. Nicht, weil jemand sie täglich braucht, sondern weil im Fall einer Prüfung nachgewiesen werden muss, dass nichts nachträglich verändert wurde. Die GoBD sind die Verwaltungsvorschrift dazu, also die Grundsätze für Buchführung und Aufbewahrung in elektronischer Form.
Ein Archiv arbeitet deshalb anders als eine Sicherung. Die Sicherung holt den Stand von gestern zurück und wird irgendwann überschrieben. Das Archiv legt jedes Dokument einmal ab, hält es unveränderbar und protokolliert jeden Zugriff. Was eine Sicherung leistet, steht auf der Seite Backup und Datensicherung.
Wir richten Archive für E-Mails und Dokumente ein, binden sie in den Alltag ein und sorgen dafür, dass Suchen ein paar Sekunden dauert statt einen halben Tag. Über die konkreten Fristen entscheidet deine Steuerberatung, wir setzen sie technisch um.
Eingangsrechnungen als Anhang, Auftragsbestätigungen im Gesendet-Ordner, alles verteilt auf mehrere Personen. Wer aufräumt, löscht mit. Damit sind Unterlagen weg, die eigentlich jahrelang hätten verfügbar bleiben müssen.
Manches wird gedruckt und abgeheftet, manches liegt digital, vieles doppelt. Bei einer Rückfrage sucht jemand erst im Ordner, dann im Netzlaufwerk und ruft zuletzt bei der Steuerberatung an.
Ein Postfach wird gelöscht, weil die Lizenz frei werden soll. Mit ihm gehen Jahre an Schriftverkehr zu laufenden Kunden. Dass etwas fehlt, merkt der Betrieb erst bei der nächsten Rückfrage zu einem alten Vorgang.
Verlangt werden Belege in einer bestimmten Form und der Nachweis, dass sie unverändert sind. Ohne Archiv beginnt dann eine Suche über mehrere Systeme, und die Frage nach der Verfahrensdokumentation bleibt unbeantwortet.
Einmal eingerichtet, läuft es unbemerkt mit. Sichtbar wird es nur bei der Suche.
Jede ein- und ausgehende Nachricht wird beim Versand oder Empfang automatisch abgelegt, unabhängig davon, was später im Postfach passiert. Wer aufräumt, verliert damit nichts aus dem Archiv.
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Auswertungen landen strukturiert im Archiv, aus der Ablage heraus oder direkt aus der Buchhaltung. Dazu kommen Angaben wie Datum, Geschäftspartner und Belegart.
Je nach Unterlage gelten unterschiedliche Aufbewahrungszeiten. Diese Zeiträume werden im Archiv abgebildet, damit nichts zu früh verschwindet und nichts ohne Grund ewig liegen bleibt.
Einmal abgelegt, lässt sich ein Dokument nicht mehr still ändern. Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert. Genau das ist gemeint, wenn von revisionssicherer Ablage die Rede ist.
Volltextsuche über Nachrichten und Dokumente, dazu Filter nach Zeitraum, Absender oder Belegart. Wer was sehen darf, wird über Rollen geregelt, damit Personalunterlagen nicht für alle offen liegen.
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren als nötig. Nach Ablauf der Frist muss also etwas passieren. Das Archiv kann das vorbereiten und zur Freigabe vorlegen.
Posteingang, Scanner, Buchhaltung und Ablage werden so verbunden, dass Archivierung ohne zusätzlichen Handgriff passiert. Sobald jemand einen Extraschritt machen muss, wird er über kurz oder lang vergessen.
Zur GoBD gehört eine Beschreibung, wie Belege entstehen, abgelegt und aufbewahrt werden. Den technischen Teil davon liefern wir zu. Die endgültige Fassung stimmst du mit deiner Steuerberatung ab.
Die Dauer richtet sich nach der Art der Unterlage. Für Bücher, Abschlüsse und vergleichbare Unterlagen gelten zehn Jahre. Für Buchungsbelege sind es seit 2025 acht Jahre. Für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang stattgefunden hat.
Das ist der Rahmen, nicht die Auskunft für deinen Fall. Es gibt Besonderheiten je nach Branche, Rechtsform und Einzelfall, und daneben stehen andere Vorschriften, etwa aus dem Arbeitsrecht. Deshalb gilt: Die Fristen legt deine Steuerberatung fest, wir richten das Archiv so ein, dass es diese Vorgaben abbildet.
Eine Sicherung beantwortet die Frage: Wie komme ich zum Stand von gestern zurück, wenn heute etwas kaputt ist? Sie enthält immer den aktuellen Zustand und wird nach einiger Zeit überschrieben. Was vor zwei Jahren gelöscht wurde, findet sich darin nicht mehr.
Ein Archiv beantwortet die Frage: Wie kann ich in fünf Jahren belegen, was damals vereinbart und abgerechnet wurde? Es sammelt fortlaufend, ändert nichts mehr und behält den Bestand über die gesamte Frist. Wer nur sichert, steht bei einer Prüfung ohne Nachweis da. Wer nur archiviert, bekommt nach einem Serverausfall den Betrieb nicht wieder zum Laufen.
Welche Unterlagen entstehen, wo liegen sie heute, wer arbeitet damit. Bei dieser Runde sitzt die Steuerberatung idealerweise mit am Tisch, weil sie die Anforderungen an Form und Frist am besten kennt.
Das Archiv wird aufgesetzt, an Postfächer und Ablage angebunden und mit Rollen und Fristen versehen. Danach wird an Beispielen geprüft, ob wirklich alles Erwartete ankommt.
Vorhandene Nachrichten, alte Postfachdateien und bestehende Dokumentenordner werden eingelesen. Dieser Teil ist meist der aufwendigste, weil Struktur und Qualität der Altdaten sehr unterschiedlich sind.
Das Team lernt die Suche kennen, die Zuständigen bekommen ihre Rechte. Danach läuft das Archiv im Hintergrund. Wir prüfen regelmäßig, ob alle Quellen noch angebunden sind.
Grundlagen und Begriffe
E-Mails archivieren wir mit ArcTitan. Für Dokumente richtet sich die Auswahl nach Menge, Quellen und den Anforderungen der Steuerberatung. Die Grundsätze bleiben gleich.
Wir rechnen nach Aufwand, nicht nach Pauschale. Einrichtung und Übernahme des Altbestands sind einmalige Posten, Speicher und Betrieb laufen mit. Der größte Unterschied entsteht durch den Zustand der vorhandenen Daten.
Kosten im ÜberblickEin Archiv, das ab heute mitläuft, ist schnell aufgesetzt. Zehn Jahre Altbestand aus mehreren Postfächern und Netzlaufwerken kosten Zeit beim Einlesen und Prüfen.
Nur Postfächer oder zusätzlich Ablage, Buchhaltung, Scanner und Warenwirtschaft. Jede Quelle braucht eine eigene Anbindung und einen eigenen Test.
Je nach Vorgabe der Steuerberatung sind zusätzliche Angaben, Belegarten oder Protokolle nötig. Das wirkt sich auf Einrichtung und Abstimmung aus.
Saubere Ordner lassen sich übernehmen. Gewachsene Strukturen mit Dubletten, Sonderzeichen und unklaren Zuordnungen müssen vorher sortiert werden.
Fragen
Es geht um geschäftliche Nachrichten mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Bedeutung, also um Angebote, Aufträge, Rechnungen und den Schriftverkehr dazu. Reine Terminabsprachen und private Nachrichten gehören nicht dazu. In der Praxis wird meist alles archiviert und der Zugriff geregelt, weil eine Trennung im Postfach kaum verlässlich funktioniert.
Das ersetzende Scannen ist zulässig, wenn der Ablauf beschrieben ist und eingehalten wird. Dazu gehören ein geregelter Scanvorgang, eine unveränderbare Ablage und eine Verfahrensdokumentation. Einzelne Unterlagen müssen im Original bleiben. Welche das in deinem Fall sind, entscheidet die Steuerberatung.
Ein Ordner lässt sich jederzeit ändern, umbenennen oder löschen, ohne dass es auffällt. Genau das ist der Punkt, an dem eine Prüfung ansetzt. Ein Archiv legt Dokumente unveränderbar ab und protokolliert Zugriffe. Für die tägliche Arbeit bleibt die gewohnte Ablage bestehen, das Archiv läuft daneben mit.
Dann darf und soll gelöscht werden, denn die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Das Archiv stellt die betroffenen Unterlagen zusammen, gelöscht wird erst nach deiner Freigabe. Bei laufenden Verfahren oder offenen Vorgängen wird die Löschung zurückgestellt.
Ja, genau dafür ist es da. Das Archiv hängt nicht am Postfach, sondern sammelt unabhängig davon. Wird ein Konto später gelöscht, bleibt der Schriftverkehr im Archiv erhalten und ist über die Suche erreichbar, soweit die Berechtigungen das zulassen.
Nein, das wäre Steuer- und Rechtsberatung und gehört zur Steuerberatung oder Anwaltskanzlei. Wir erklären die technischen Möglichkeiten, setzen die vorgegebenen Fristen im System um und liefern die technische Zuarbeit für die Verfahrensdokumentation.
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