Microsoft 365
Postfächer, Teams, SharePoint und OneDrive sauber aufsetzen, Lizenzen passend wählen und den Umstieg ohne Ausfall hinbekommen. Danach übernehmen wir die laufende Verwaltung.
Microsoft 365 ist für die meisten Betriebe längst mehr als Word und Excel. Am Konto hängen Postfach, Kalender, Dateien, Besprechungen und oft auch die Anmeldung an anderen Programmen. Der Aufbau entscheidet deshalb darüber, ob die Arbeit leichter wird oder ob nur ein weiteres Werkzeug dazukommt.
In vielen Fällen ist Microsoft 365 schon vorhanden, aber nie eingerichtet worden. Es gibt Konten ohne Zuordnung, Lizenzen, die niemand braucht, und eine Ablage, die aus einem gewachsenen Ordnerbaum besteht. Wir ordnen das: Wer bekommt welche Lizenz, wo liegen welche Dateien, welche Gruppen gibt es und wer darf was sehen.
Auf dieser Seite geht es um Einrichtung und Aufbau. Die tägliche Pflege der Benutzer, also Eintritt, Austritt, Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung, steht auf der Seite Benutzer- und Rechteverwaltung. Alles rund um Domain, Zustellbarkeit und den Umzug alter Postfächer findest du unter E-Mail-Postfächer und Domains.
Die Adressen sind über die Jahre entstanden: eine beim Domain-Anbieter, eine private von früher, eine über die Steuerberatung. Niemand hat Zugriff auf die Post der anderen, im Urlaub bleiben Anfragen liegen. Scheidet jemand aus, ist das Postfach ein Fall für sich.
Es laufen Abos für Personen, die nicht mehr da sind, und gleichzeitig arbeitet jemand mit einer Office-Version von vor zehn Jahren. Teilweise sind mehrere Tarife parallel gebucht, weil niemand wusste, dass es schon einen gab.
Ein Teil auf dem Server im Haus, ein Teil in privaten Cloud-Konten, der Rest auf Sticks und Desktops. Wer eine Datei sucht, fragt herum. Fällt ein Rechner aus, weiß niemand, was darauf nur lokal lag.
Teams wurde für Besprechungen eingeführt und dann für alles Weitere benutzt. Dateien landen in Chats, Gruppen entstehen doppelt, Externe sind irgendwo noch Mitglied. Wiederfinden lässt sich später kaum etwas.
Der Umfang hängt davon ab, ob etwas Neues entsteht oder eine vorhandene Umgebung geordnet wird.
Das Firmenkonto bei Microsoft, dort Mandant genannt, wird eingerichtet, die Firmendomain verbunden und die Grundeinstellungen gesetzt: Sprache, Zeitzone, Namensregeln für Konten und Adressen. Das klingt nebensächlich und spart später Nacharbeit.
Nicht jede Person braucht dasselbe. Wir gehen die Arbeitsplätze durch und ordnen Business Basic, Standard oder Premium zu, je nachdem, ob jemand nur im Browser arbeitet, die installierten Programme braucht oder zusätzliche Sicherheitsfunktionen.
Persönliche Postfächer in Exchange Online, dazu geteilte Postfächer für Adressen wie Info oder Buchhaltung. Besprechungsräume und Fahrzeuge lassen sich als Ressource buchen.
Firmendateien kommen nach SharePoint, also in eine gemeinsame Ablage mit Berechtigungen. OneDrive bleibt für persönliche Arbeitsstände. Desktop und Dokumente werden mit OneDrive abgeglichen, damit nichts nur auf einem Rechner liegt. Eine Datensicherung ersetzt das nicht, dafür gibt es Backup und Datensicherung.
Ein Team je Abteilung oder Projekt statt einer unübersichtlichen Sammlung. Kanäle bekommen Namen, die jemand von außen versteht, Dateien liegen dort, wo das Thema liegt, und Gäste erhalten Zugang nur zu ihrem Bereich.
Die Programme werden auf Rechnern und Handys installiert und mit dem Firmenkonto verbunden. Alte lokale Postfachdateien übernehmen wir, damit vorhandene Nachrichten und Kontakte erhalten bleiben.
Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, getrennte Konten für Verwaltungsaufgaben, sinnvolle Regeln für Weiterleitungen nach außen. Dazu ein Blick darauf, was nach einem Ausfall aus den Daten wird, siehe Backup und Datensicherung.
Am Umstellungstag zeigen wir, wo jetzt was liegt. Keine allgemeine Schulung, sondern die Wege, die im Betrieb täglich gebraucht werden. Dazu gibt es eine kurze Anleitung zum Nachlesen.
Business Basic enthält Postfach, Kalender, Teams, SharePoint und OneDrive, die Programme laufen dabei im Browser. Das reicht für Arbeitsplätze, an denen vor allem gelesen, geschrieben und besprochen wird. Business Standard ergänzt die installierten Programme auf Rechner und Handy, also Outlook, Word, Excel und PowerPoint vor Ort auf dem Gerät.
Business Premium setzt Sicherheitsfunktionen oben drauf: strengere Anmelderegeln und Schutz vor gefährlichen Anhängen und Links. Sinnvoll wird das, sobald mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Eine Mischung aus mehreren Tarifen ist dabei der Normalfall.
Der häufigste Fehler beim Umstieg besteht darin, den alten Ordnerbaum eins zu eins hochzuladen. Danach ist die Ablage zwar in der Cloud, aber genauso unübersichtlich wie vorher, und die Berechtigungen hängen an einzelnen Ordnern tief in der Struktur. Spätestens beim ersten Wechsel im Team wird das zum Problem.
Wir bauen die Ablage stattdessen nach Themen und Zuständigkeiten auf: eine Bibliothek je Bereich, Berechtigungen über Gruppen statt über Einzelpersonen, eine flache Struktur mit wenigen Ebenen. Dateien lassen sich auf dem Rechner wie gewohnt öffnen, liegen aber zentral, sind versioniert und lassen sich durchsuchen. Alte Pfade mit Umlauten und sehr langen Namen räumen wir dabei mit auf.
Wir sehen uns an, was vorhanden ist: Adressen, Lizenzen, Dateien, Programme, Geräte. Dazu die Frage, wie im Betrieb zusammengearbeitet wird. Daraus entsteht der Plan für Konten, Gruppen und Ablage.
Die Umgebung wird vorbereitet, während der Alltag normal weiterläuft. Konten, Gruppen, Bibliotheken und Teams entstehen, Daten werden vorab kopiert und an einem Testkonto wird der komplette Weg durchgespielt.
Der Wechsel passiert meist außerhalb der Arbeitszeit oder an einem ruhigen Tag. Danach sind Postfächer, Dateien und Programme auf allen Geräten verbunden, und wir bleiben erreichbar, solange die ersten Fragen aufkommen.
Neue Konten, Lizenzänderungen, Gruppen und Berechtigungen übernehmen wir laufend. Einmal im Jahr lohnt ein Blick auf die Lizenzliste, weil sich dort mit der Zeit etwas ansammelt.
Womit wir arbeiten
Alles innerhalb der Microsoft-Welt, ohne Zusatzwerkzeuge, die später jemand anderes nicht bedienen kann.
Wir rechnen nach Aufwand, nicht nach Pauschale. Die Lizenzgebühren zahlst du direkt an Microsoft, unsere Arbeit betrifft Planung, Einrichtung, Umzug und Einweisung. Die laufende Verwaltung läuft danach meist über die allgemeine IT-Betreuung.
Kosten im ÜberblickJedes Postfach bringt eigene Daten, eigene Geräte und eine eigene Person mit Fragen mit. Der Aufwand wächst mit der Zahl der Arbeitsplätze, aber nicht im gleichen Verhältnis.
Ein Umzug von einem gängigen Anbieter läuft weitgehend automatisch. Alte lokale Postfachdateien, ein eigener Mailserver oder Archive in Sonderformaten brauchen dagegen Handarbeit und Tests.
Eine überschaubare Dateiablage ist schnell übernommen. Gewachsene Strukturen mit vielen Berechtigungen müssen erst sortiert werden, sonst wandert die Unordnung einfach mit.
Eine kurze Runde für ein kleines Team ist etwas anderes als mehrere Termine für Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben und Schichten.
Fragen
Nein. Nachrichten, Ordner, Kalender und Kontakte werden vor der Umstellung kopiert und danach noch einmal abgeglichen, damit auch die letzten Stunden dabei sind. Das alte Postfach bleibt bestehen, bis alle bestätigt haben, dass nichts fehlt.
Das entscheidet sich pro Arbeitsplatz. Wer nur Postfach, Kalender und Besprechungen braucht, kommt mit Business Basic aus. Wer täglich in Word oder Excel arbeitet, braucht Business Standard. Business Premium lohnt sich, sobald mit sensiblen Daten gearbeitet wird und strengere Anmelderegeln gebraucht werden.
Nein. Große Datenmengen, CAD-Dateien oder Branchensoftware mit eigener Datenbank bleiben oft besser im Haus. Beides lässt sich kombinieren, der gemischte Betrieb ist eher die Regel als die Ausnahme. Wie ein gemischter Betrieb aussieht, steht auf der Seite zu On-Premise-Servern.
Die Abos laufen auf deinen Betrieb, damit du jederzeit selbst darauf zugreifen kannst. Wir richten sie ein, ordnen sie den Konten zu und behalten im Blick, ob die Zahl noch zu den Arbeitsplätzen passt. Die Rechnung kommt direkt von Microsoft.
Für den Einsatz im Unternehmen gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Daten lassen sich in europäischen Rechenzentren ablegen. Was im Einzelfall nötig ist, etwa der Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, gehört zu deiner Datenschutzberatung.
Nein, und das wird oft verwechselt. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, aber gelöschte oder verschlüsselte Inhalte sind nach Ablauf der Papierkorbfristen weg. Für Postfächer und Dateien in der Cloud braucht es eine eigene Sicherung. Genau darum geht es auf der Backup-Seite.
Antwort innerhalb eines Werktags
Das erste Gespräch ist kostenfrei, 30 Minuten am Telefon oder im Online-Meeting. Per Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
