KI-Beratung für Betriebe
Wir gehen die Arbeitswoche mit dir durch und markieren die Stellen, an denen KI spürbar Arbeit abnimmt. Am Ende steht eine sortierte Liste statt einer Präsentation.
Die meisten Betriebe wissen inzwischen, dass KI etwas verändern wird. Unklar bleibt, an welcher Stelle im eigenen Haus. Genau diese Frage beantwortet die Beratung. Wir sehen uns an, wie die Woche tatsächlich abläuft, wo Arbeit liegen bleibt und welche Aufgaben sich so oft wiederholen, dass sich ein Werkzeug rechnet.
Dabei geht es um Handfestes: Telefon, Posteingang, Angebote, Ablage, Übergaben zwischen zwei Personen. Wir sprechen mit denen, die die Arbeit täglich machen, und eben nicht allein mit der Geschäftsführung. Aus diesen Gesprächen entsteht ein Bild, das sich durch Schätzungen aus dem Bauch nicht ersetzen lässt.
Ein fertiges Paket gibt es dabei nicht. Eine Kanzlei mit viel Schriftverkehr braucht andere Werkzeuge als ein Handwerksbetrieb, bei dem ständig das Telefon klingelt. Deshalb endet die Beratung mit konkreten Vorschlägen für deinen Betrieb, jeweils mit Aufwand, Nutzen und offenen Punkten.
Es gibt Ideen aus dem Team, Artikel aus dem Netz und Angebote von Anbietern. Was davon zum eigenen Betrieb passt, lässt sich von außen kaum beurteilen. Ohne Reihenfolge bleibt alles liegen oder es startet der Versuch mit dem lautesten Fürsprecher.
Einzelne arbeiten mit privaten Zugängen, andere lehnen das Thema ab. Niemand weiß, welche Daten wohin fließen und welche Ergebnisse überhaupt geprüft werden. Eine gemeinsame Linie fehlt, und damit fehlt auch die Grundlage für eine Entscheidung.
Auf der Messe oder im Verkaufsgespräch klang die Vorführung überzeugend. Ob das Werkzeug zu den eigenen Abläufen passt, zeigt sich erst im Betrieb. Eine unabhängige zweite Meinung vor der Unterschrift spart im Zweifel viel Ärger.
Sobald Kundendaten im Spiel sind, wird die Diskussion zäh. Oft fehlt einfach die Klarheit darüber, welche Daten ein Werkzeug überhaupt braucht. Mit dieser Frage lässt sich der Rahmen früh abstecken, statt jedes Vorhaben pauschal zu stoppen.
Die Beratung ist Arbeit am konkreten Ablauf und keine Vortragsreihe. Umfang und Tiefe stimmen wir vorher ab.
Wir gehen die Woche durch: Was kommt täglich rein, wer bearbeitet es, wo entstehen Wartezeiten und Doppelarbeit. Das geschieht im Gespräch vor Ort oder online, je nachdem, was besser passt.
Aufgaben, die sich oft wiederholen und klar beschreibbar sind, eignen sich am ehesten. Wir halten fest, wie häufig sie vorkommen, wie lange sie dauern und wie fehleranfällig sie heute sind.
Zu jeder Stelle beschreiben wir, was ein Werkzeug übernehmen könnte, was dafür nötig ist und welches Risiko bleibt. Vorschläge ohne erkennbaren Nutzen fliegen an dieser Stelle raus.
Wir klären, welche Daten ein Werkzeug braucht, ob personenbezogene Daten dabei sind und was das für Hosting und Verträge bedeutet. Heikle Punkte gehen zur Prüfung an deine Kanzlei.
Erst wenn der Anwendungsfall steht, vergleichen wir passende Dienste und Modelle. Kriterien sind Eignung für die Aufgabe, Ort der Verarbeitung, Anbindung an vorhandene Software und laufender Aufwand.
Am Ende steht eine Reihenfolge: womit ihr anfangt, was danach kommt, wer im Haus zuständig ist und woran ihr merkt, dass es funktioniert. Auf Wunsch setzen wir die Punkte anschließend um.
Nicht jede Aufgabe gehört an eine KI. Gemeint ist damit Software, die Texte liest und selbst schreibt. Wenn Daten sauber in einer Datenbank liegen, ist eine feste Regel schneller, billiger und zuverlässiger. Wenn ein Ablauf jedes Mal anders läuft, fehlt dem Werkzeug die Grundlage. Und wenn ein Schritt selten vorkommt, steht der Aufwand für Aufbau und Pflege in keinem Verhältnis.
In solchen Fällen schlagen wir den einfacheren Weg vor: eine Vorlage, eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen, eine bessere Ablagestruktur oder ein kurzer Handgriff im vorhandenen System. Diese Vorschläge stehen gleichberechtigt in der Liste. Eine Beratung, die am Ende immer zum größten Projekt führt, hilft niemandem weiter.
Wir klären in einem kurzen Termin, worum es geht, wie groß das Team ist und welche Software schon im Einsatz ist. Danach steht der Rahmen für die Beratung.
In ein bis zwei Terminen gehen wir die Arbeitswoche durch, sprechen mit den beteiligten Personen und sehen uns an, wie Aufgaben heute erledigt werden.
Wir sortieren die Funde nach Wirkung und Aufwand, prüfen die Datenschutzfragen und beschreiben zu jedem Vorschlag den nötigen Aufbau.
Im Abschlusstermin gehen wir die Liste gemeinsam durch, ihr entscheidet über die Reihenfolge. Auf Wunsch übernehmen wir die Umsetzung des ersten Punktes.
Womit wir arbeiten
In der Beratung selbst zählt vor allem sauberes Zuhören und Aufschreiben. Für die Bewertung der Werkzeuge nutzen wir feste Kriterien, die du hinterher nachlesen kannst.
Jedes Projekt wird individuell nach Umfang und Komplexität kalkuliert. Für die Beratung hängt der Aufwand an der Zahl der Termine, der Größe des Teams und der Frage, wie viele Abläufe wir ansehen. Nach dem Erstgespräch bekommst du ein Angebot mit festem Umfang.
Kosten im ÜberblickEin Blick auf das Telefon allein ist schneller erledigt als eine Aufnahme von Vertrieb, Auftragsabwicklung und Buchhaltung.
Mehr beteiligte Personen und mehrere Standorte bedeuten mehr Gespräche und mehr Abstimmung bis zum gemeinsamen Bild.
Viele Termine laufen online. Wenn wir Arbeitsplätze und Abläufe vor Ort ansehen sollen, planen wir einen Tag dafür ein.
Eine grobe Einschätzung ist schnell gemacht. Eine Vorbereitung für die Abstimmung mit Kanzlei oder Betriebsrat braucht mehr Unterlagen.
Fragen
Eine schriftliche Liste mit den Stellen, an denen KI in deinem Betrieb Arbeit abnimmt, sortiert nach Wirkung und Aufwand. Zu jedem Punkt steht, was nötig wäre, welche Daten im Spiel sind und wo Risiken liegen. Dazu eine Empfehlung, womit du anfängst.
Nein. Die Liste ist so geschrieben, dass sie auch dein eigenes Team oder ein anderer Dienstleister abarbeiten kann. Wenn du möchtest, übernehmen wir den ersten Punkt und du entscheidest danach, wie es weitergeht.
Am wichtigsten sind die Personen, die die Arbeit täglich machen: Telefon, Auftragsannahme, Angebote, Buchhaltung. Dazu jemand mit Entscheidungsbefugnis. Ein Termin nur mit der Geschäftsführung liefert ein schöneres, aber weniger brauchbares Bild.
Ja. Dann sehen wir uns an, wofür es genutzt wird, wo es hakt und welche Aufgaben es bisher nicht abdeckt. Oft fehlt nicht das Werkzeug, sondern die Anbindung an vorhandene Daten und eine klare Regel, wer es wofür benutzt.
Wir halten die Menge an personenbezogenen Daten klein, prüfen für jeden Vorschlag, welche Daten er wirklich braucht, und achten auf den Ort der Verarbeitung. Verträge zur Auftragsverarbeitung gehören dazu. Eine Rechtsberatung ist das nicht, deshalb stimmen wir heikle Punkte mit deiner Kanzlei ab.
Wir nennen keine Prozentwerte, die wir nicht belegen können. In der Beratung schätzen wir gemeinsam, wie oft eine Aufgabe vorkommt und wie lange sie dauert. Was ein Werkzeug davon abnimmt, messen wir im Test mit echten Fällen, statt es vorher zu versprechen.
Antwort innerhalb eines Werktags
Das erste Gespräch ist kostenfrei, 30 Minuten am Telefon oder im Online-Meeting. Per Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
