Datensicherung
Sicherung nach der 3-2-1-Regel, automatisch überwacht und regelmäßig getestet. Damit aus einem defekten Gerät kein verlorener Datenbestand wird.
Fast jeder Betrieb hat irgendeine Sicherung. Eine Platte am Server, ein Ordner in der Cloud, ein Programm, das nachts etwas kopiert. Die entscheidende Frage stellt niemand: Wurde daraus schon einmal etwas zurückgeholt? Bei diesem Versuch fällt oft auf, dass seit Monaten nichts mehr lief oder die wichtigste Datenbank fehlt.
Datenverlust entsteht selten durch einen Blitzschlag. Häufiger sind eine defekte Festplatte, eine versehentlich gelöschte Datei, ein Gerät, das im Zug liegen bleibt, und vor allem Schadsoftware, die Dateien verschlüsselt. Für diese Fälle braucht es mehrere verschiedene Kopien.
Wir bauen die Sicherung so auf, dass sie ohne Zutun läuft, sich meldet, wenn etwas nicht durchgelaufen ist, und regelmäßig getestet wird. Langfristige Aufbewahrung aus steuerlichen Gründen ist eine andere Aufgabe, dafür gibt es die Seite E-Mail- und Dokumentenarchivierung.
Eine externe Festplatte hängt dauerhaft am Gerät und wird nie gewechselt. Bei Wasserschaden, Einbruch oder Brand sind Original und Kopie gemeinsam weg. Bei Schadsoftware auch, weil eine verbundene Platte mitverschlüsselt wird.
Das Programm lief einmal und meldet sich nur, wenn jemand nachsieht. Nach einem Update, einem Passwortwechsel oder einer vollen Platte bricht es ab. Bemerkt wird das erst, wenn eine Wiederherstellung gebraucht wird.
Ein verbreitetes Missverständnis. Anbieter sorgen dafür, dass ihr Dienst läuft, aber gelöschte oder verschlüsselte Inhalte sind nach Ablauf der Papierkorbfristen verschwunden. Für Postfächer und Dateien in Microsoft 365 braucht es eine eigene Sicherung.
Gesichert werden Dokumente und Bilder, nicht aber die Datenbank der Warenwirtschaft oder der Praxissoftware. Diese Systeme müssen anders behandelt werden, weil eine Datei im laufenden Betrieb keine brauchbare Kopie ergibt.
Der Aufbau richtet sich danach, was im Betrieb wirklich weh tut, wenn es fehlt.
Zuerst wird festgehalten, welche Daten es gibt und welche davon den Betrieb stoppen, wenn sie fehlen. Dabei taucht fast immer etwas auf, das bisher nirgends gesichert wurde, etwa ein Ordner auf einem einzelnen Rechner.
Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Wegen gespeichert, eine davon außer Haus. In der Praxis heißt das meist: Originaldaten, eine Kopie auf einem NAS (ein Speicher im Netzwerk) im Haus und eine verschlüsselte Kopie bei einem Anbieter in der EU.
Postfächer, Kalender, Kontakte, Teams und die Dateien in SharePoint und OneDrive gehören dazu. Details zur Umgebung stehen unter Microsoft 365 einrichten und verwalten.
Warenwirtschaft, Buchhaltung und Branchensoftware bekommen eine eigene Sicherung, die den Datenbestand in einem sauberen Zustand wegschreibt. Nur so lässt sich später wirklich damit arbeiten.
Mindestens eine Kopie liegt so, dass Schadsoftware auf den Arbeitsplätzen sie nicht erreicht. Dazu gehören getrennte Zugangsdaten und, wo möglich, eine Speicherung, die sich im Nachhinein nicht mehr verändern lässt.
Jeder Durchlauf wird geprüft. Bleibt eine Sicherung aus oder bricht sie ab, geht eine Meldung raus und jemand kümmert sich. Ohne diesen Teil ist eine Sicherung eine Vermutung.
In festen Abständen holen wir Daten testweise zurück: eine einzelne Datei, ein Postfach, ein ganzes System. Erst dieser Test beweist, dass die Sicherung brauchbar ist.
Was passiert zuerst, wer wird informiert, in welcher Reihenfolge kommen Systeme zurück. Eine Seite Papier, die im Ernstfall auch dann funktioniert, wenn der Zugriff auf die eigenen Unterlagen fehlt.
Drei Kopien bedeutet: das Original und zwei Sicherungen. Zwei verschiedene Wege bedeutet, dass nicht beide Kopien auf derselben Art von Speicher liegen, denn ein Fehler in der Technik oder im Programm trifft sonst beide gleichzeitig. Eine Kopie außer Haus bedeutet, dass ein Ereignis am Standort die Sicherung nicht mit erwischt.
Am letzten Punkt scheitern die meisten Sicherungen. Eine Platte im selben Raum ist keine Kopie außer Haus, und eine dauerhaft verbundene Netzwerkfreigabe schützt nicht vor Verschlüsselung. Sobald eine dritte Kopie verschlüsselt bei einem Anbieter in der EU liegt oder eine Platte regelmäßig gewechselt und mitgenommen wird, ist die Lücke geschlossen.
Die erste Frage lautet: Wie viel Arbeit darf im Notfall verloren gehen? Wer einmal täglich nachts sichert, verliert im schlimmsten Fall einen Arbeitstag. Für ein Büro ist das oft vertretbar, für eine Kasse oder eine laufende Produktion selten. Aus der Antwort ergibt sich, wie oft gesichert wird.
Die zweite Frage lautet: Wie lange darf es dauern, bis wieder gearbeitet werden kann? Eine einzelne Datei ist schnell zurück. Ein kompletter Server aus einer Kopie außer Haus braucht deutlich länger, weil die Daten erst wieder ins Haus müssen. Wer kurze Stillstände braucht, bekommt zusätzlich eine schnelle Kopie im Haus.
Welche Systeme und Daten gibt es, was davon ist unverzichtbar, wie viel Arbeit darf verloren gehen. Daraus entsteht ein Plan, der sagt, was wie oft und wohin gesichert wird.
Speicher im Haus und außer Haus werden aufgesetzt, Zugänge getrennt, Zeitpläne gesetzt und die ersten vollständigen Sicherungen laufen. Danach wird geprüft, ob alles Erwartete tatsächlich enthalten ist.
Meldungen laufen bei uns auf, fehlgeschlagene Durchläufe gehen wir nach. Einmal im Monat gibt es einen Blick auf Speicherplatz, Laufzeiten und darauf, ob neue Systeme hinzugekommen sind.
In festen Abständen wird eine Wiederherstellung durchgespielt und das Ergebnis festgehalten. Wenn sich im Betrieb etwas ändert, wird der Plan angepasst, statt weiter den alten Stand zu sichern.
Technik und Vorgehen
Aufbau nach der 3-2-1-Regel: Synology-NAS im Haus, Sicherung mit Veeam und eine verschlüsselte Kopie außer Haus. Die Auswahl der Geräte richtet sich nach Datenmenge und Anforderungen.
Feste Preise gibt es nicht, kalkuliert wird nach Umfang und Aufwand. Der Aufbau ist ein einmaliger Posten, Speicher und Cloud-Platz laufen als eigene Kosten mit. Überwachung und Tests gehören meist zur laufenden Betreuung.
Kosten im ÜberblickEin Büro mit Dokumenten ist etwas anderes als ein Betrieb mit Fotos, Videos oder Konstruktionsdaten. Die Menge bestimmt Speicherbedarf, Laufzeiten und die Dauer einer Wiederherstellung.
Server, NAS, Arbeitsplätze, Microsoft 365 und Branchensoftware sind jeweils eigene Aufgaben mit eigenen Besonderheiten und eigenen Tests.
Je kürzer der erlaubte Stillstand, desto mehr Technik braucht es: häufigere Sicherungen, eine schnelle Kopie im Haus, im Extremfall ein Ersatzsystem, das übernehmen kann.
Wer nur wenige Wochen zurückgehen muss, braucht weniger Platz als ein Betrieb, der Stände über Monate vorhalten will. Das wirkt sich direkt auf den Speicherbedarf aus.
Fragen
Nein. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, und hält gelöschte Inhalte eine begrenzte Zeit im Papierkorb. Danach sind sie weg. Wenn ein Konto übernommen wird oder jemand ein Postfach leert und das erst Wochen später auffällt, hilft nur eine eigene Sicherung. Deshalb gehört Microsoft 365 in den Plan.
So oft, dass der mögliche Verlust verkraftbar bleibt. Für viele Büros reicht eine nächtliche Sicherung, weil höchstens ein Arbeitstag betroffen wäre. Wo laufend Aufträge, Kassenbuchungen oder Termine entstehen, wird mehrmals täglich gesichert. Die Entscheidung treffen wir gemeinsam anhand der Abläufe.
Eine Kopie, die vom Arbeitsplatz aus nicht erreichbar ist. Dazu getrennte Zugangsdaten für die Sicherung, mehrere Versionsstände und, wo es geht, ein Speicher, der sich nachträglich nicht mehr ändern lässt. Wichtig ist außerdem, dass der Befall auffällt, bevor alle älteren Stände überschrieben sind.
Die Kopie im Haus liegt bei dir, meist auf einem NAS im abschließbaren Raum. Die Kopie außer Haus liegt verschlüsselt bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU, der Schlüssel bleibt bei dir. Welcher Anbieter das ist, halten wir im Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest.
Ja, und das ist der wichtigste Teil. In festen Abständen holen wir Daten zurück und halten fest, wie lange es gedauert hat. Damit weißt du im Ernstfall, woran du bist, statt es zum ersten Mal unter Druck herauszufinden.
Nein, das sind zwei verschiedene Aufgaben. Eine Sicherung bringt den Zustand von gestern zurück und wird nach einiger Zeit überschrieben. Ein Archiv bewahrt Belege und Nachrichten über Jahre unveränderbar auf, weil es dafür gesetzliche Fristen gibt. Beides braucht ein Betrieb, aber getrennt voneinander.
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