Benutzer und Rechte
Neue Mitarbeitende haben am ersten Morgen alle Zugänge. Wer geht, verliert sie am letzten Tag, ohne dass Daten oder Postfächer verschwinden.
Zugänge sind im Betrieb das, was ein Schlüsselbund im Gebäude ist. Wer neu anfängt, braucht genau die Schlüssel für seine Arbeit. Wer geht, gibt sie zurück. In der IT passiert diese Rückgabe häufig nicht, weil niemand eine Liste hat und ein Konto im Gegensatz zu einem Schlüssel nicht auffällt, wenn es fehlt.
Wir legen für beide Seiten einen festen Ablauf fest. Eintritt bedeutet: Konto, Lizenz, Postfach, Gruppen, Ablage, Gerät und Telefon, alles vorbereitet und getestet. Austritt bedeutet: Anmeldung gesperrt, laufende Sitzungen beendet, Postfach übergeben, Lizenz frei, Gerät zurück und dokumentiert, was damit passiert ist.
Auf dieser Seite geht es um den laufenden Umgang mit Benutzern und Rechten. Wie die Umgebung überhaupt aufgebaut wird, also Mandant, Lizenzen, Teams und Ablage, steht unter Microsoft 365 einrichten und verwalten.
Der erste Arbeitstag ist da, der Rechner nicht. Oder er steht da, aber ohne Konto, ohne Postfach, ohne Zugriff auf die Ablage. Die ersten Tage vergehen mit Warten und Nachfragen, und jemand aus dem Team leiht schnell das eigene Passwort.
Das Postfach läuft, die Lizenz wird bezahlt, das Handy hat noch Zugriff auf Firmendaten. Manchmal fällt es erst auf, wenn ein Konto für einen Anmeldeversuch von außen benutzt wird. Bis dahin steht es unbemerkt offen.
Historisch gewachsen hat jeder Zugriff auf jeden Ordner, einschließlich Personalunterlagen und Buchhaltung. Das war praktisch, solange der Betrieb klein war. Mit mehr Leuten wird daraus ein Thema für Datenschutz und für den Fall, dass ein Konto übernommen wird.
Ein gemeinsames Konto für den Empfang, ein geteiltes Passwort für das Portal des Lieferanten. Niemand kann nachvollziehen, wer was gemacht hat, und beim Wechsel muss der Zugang für alle gleichzeitig geändert werden.
Einmal aufgesetzt, danach im Alltag angewendet. Melden reicht, den Rest übernehmen wir.
Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Postfach und Kalender einrichten, Gruppen setzen, Gerät aufsetzen, Programme installieren und die Anmeldung testen. Am ersten Tag reicht dann ein kurzer Rundgang durch die Wege, die täglich gebraucht werden.
Anmeldung sperren, aktive Sitzungen beenden, Passwort ändern, Postfach an die Vertretung übergeben, das Firmenkonto auf allen Geräten abmelden, Gerät einsammeln und die Lizenz wieder freigeben. Alles nach einer festen Reihenfolge.
Für Buchhaltung, Vertrieb, Werkstatt oder Empfang wird einmal festgelegt, welche Zugänge dazugehören. Eine neue Person bekommt die Rolle, den Rest erledigt die Gruppe. Das spart Rückfragen und verhindert vergessene Berechtigungen.
Wer sieht welche Bibliothek, wer darf nur lesen, wer ändern. Rechte hängen an Gruppen, nicht an Personen, und sie werden an möglichst wenigen Stellen vergeben, damit die Struktur nachvollziehbar bleibt.
Neben dem Passwort eine Bestätigung über das Handy. Das ist der wirksamste einzelne Schritt gegen übernommene Konten. Wir richten es für alle ein und fangen die Fälle ab, in denen jemand das Gerät wechselt oder verliert.
Mit dem Konto, mit dem täglich E-Mails gelesen werden, sollte niemand Einstellungen ändern dürfen. Verwaltungsrechte liegen auf eigenen Konten, die nur dafür benutzt werden.
Steuerberatung, Agentur oder Aushilfen bekommen Zugriff auf genau einen Bereich, zeitlich begrenzt. Danach werden die Gastkonten wieder entfernt, statt für alle Fälle liegen zu bleiben.
Ein- bis zweimal im Jahr gehen wir die Liste durch: Wer hat ein Konto, wer braucht es noch, welche Rechte passen nicht mehr zur Aufgabe. Das Ergebnis geht als kurze Übersicht an die Geschäftsführung.
Ein Austritt ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Verwaltung sauber aufgebaut ist. Die Anmeldung wird gesperrt und laufende Sitzungen werden beendet, sonst bleibt ein angemeldetes Handy tagelang aktiv. Das Postfach wird nicht gelöscht, sondern in ein geteiltes Postfach umgewandelt oder der Vertretung zugeordnet, damit laufende Vorgänge weitergehen.
Danach kommt der Rest: das Firmenkonto auch auf privaten Geräten abmelden, Gerät und Zubehör einsammeln, Zugänge zu Portalen von Lieferanten ändern, Durchwahl und Ansage anpassen, Lizenz freigeben. Zum Schluss wird festgehalten, was wann passiert ist. Diese Notiz ist die Antwort auf die Frage, die Monate später kommt: Hat jemand noch Zugriff?
Wir gehen die Bereiche des Betriebs durch und halten fest, welche Zugänge zu welcher Aufgabe gehören. Dabei kommt meist heraus, dass es weniger unterschiedliche Rollen gibt als gedacht.
Wer darf ein Konto beauftragen, wer meldet einen Austritt, wie lange darf ein Postfach bestehen bleiben. Diese Punkte stehen anschließend schriftlich fest, damit im Urlaub niemand raten muss.
Vorhandene Konten werden geprüft, Karteileichen entfernt, Rechte auf Gruppen umgestellt und die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeführt. Das ist der einmalige Teil und braucht etwas Abstimmung im Team.
Danach reicht eine kurze Nachricht: Diese Person kommt am Montag, jene geht Ende des Monats. Wir setzen es um und melden zurück, was eingerichtet oder entzogen wurde.
Womit wir arbeiten
Verwaltung über die Bordmittel von Microsoft 365, damit keine zusätzliche Software zwischen Konto und Betrieb steht.
Was es kostet, hängt vom Umfang ab, deshalb rechnen wir jedes Vorhaben einzeln. Der einmalige Aufbau von Rollen und Regeln ist ein eigener Posten. Die spätere Anwendung im Alltag läuft in der Regel über die laufende IT-Betreuung mit.
Kosten im ÜberblickZehn Arbeitsplätze mit wenig Wechsel sind etwas anderes als ein Betrieb mit Saisonkräften, Aushilfen und mehreren Ein- und Austritten im Monat.
Wenn neben Microsoft 365 noch Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Portale von Lieferanten und eine Telefonanlage dazugehören, wächst jede Checkliste entsprechend.
Eine gewachsene Berechtigungsstruktur muss erst entwirrt werden. Wo Rechte bereits über Gruppen laufen, ist die Umstellung deutlich schneller erledigt.
Sobald Personalabteilung, Geschäftsführung und Abteilungsleitungen beteiligt sind, braucht die Festlegung der Regeln mehr Runden als ein Gespräch zu zweit.
Fragen
Das Konto selbst ist schnell angelegt. Länger dauert alles drumherum: Gerät beschaffen und aufsetzen, Programme installieren, Zugänge zu anderen Systemen beantragen. Deshalb ist die Vorlaufzeit entscheidend. Wenn du uns Bescheid gibst, sobald der Vertrag unterschrieben ist, steht am ersten Tag alles bereit.
Das Postfach wird in ein geteiltes Postfach umgewandelt oder der Vertretung zugeordnet, Dateien im persönlichen Bereich werden an die zuständige Person übergeben. Nichts wird sofort gelöscht. Wie lange etwas aufbewahrt wird, hängt an deinen Fristen und gehört mit der Steuerberatung abgestimmt.
Weniger, als die meisten befürchten. Auf bekannten Geräten wird nicht bei jeder Anmeldung nachgefragt, meist nur nach längerer Zeit oder bei einem Wechsel. Dafür ist ein gestohlenes Passwort allein wertlos. Für Personen ohne Firmenhandy gibt es andere Wege, die wir vorher klären.
Ja. Wenn jemand im Haus das übernehmen will, richten wir dafür ein eigenes Verwaltungskonto mit eingeschränkten Rechten ein und zeigen die Schritte anhand der Checkliste. Wir bleiben im Hintergrund für die Fälle, die selten vorkommen.
Firmenpost auf einem privaten Handy ist verbreitet und lässt sich regeln. Der Zugriff läuft über das Firmenkonto und kann beim Austritt getrennt werden, ohne private Daten anzurühren. Was dabei erlaubt sein soll, gehört in eine kurze schriftliche Regelung im Betrieb.
Beim Aufräumen der Rechte schon, weil Ordner verschwinden können, die vorher für alle sichtbar waren. Deshalb gehen wir die Bereiche vorher mit den Zuständigen durch und stellen schrittweise um. Bei der Zwei-Faktor-Anmeldung gibt es einen Termin zur Einrichtung, danach läuft es unauffällig mit.
Antwort innerhalb eines Werktags
Das erste Gespräch ist kostenfrei, 30 Minuten am Telefon oder im Online-Meeting. Per Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
