Weihnachtskarten für die Firma: Gestaltung, Text und Druck rechtzeitig planen

Gedruckt oder digital: Was zu wem passt

Viele Betriebe fahren mit einer Mischung gut: gedruckte Karten für die wichtigsten Kontakte, ein digitaler Gruß für alle anderen. Wer nur eine Variante schafft, entscheidet nach der Beziehung. Für langjährige Kunden darf die Karte Aufwand machen, ein Gruß an einen großen Verteiler soll vor allem pünktlich und fehlerfrei sein.

Gestaltung im eigenen Erscheinungsbild

Karten aus dem Katalog zeigen verschneite Tannen, Sterne und Kugeln. Sie sind schnell bestellt und hängen bei manchen Empfängern gleich mehrfach an der Pinnwand. Eine eigene Karte überträgt Farben, Schrift und Logo aus dem Corporate Design auf ein winterliches Motiv. So ist sie auf den ersten Blick als Gruß dieses Betriebs zu erkennen.

• Ein Detail aus dem Logo wird zum Motiv, etwa als Stern oder Schneeflocke.
• Die Hausfarbe trägt die Fläche statt des üblichen Rot und Grün.
• Die eigene Arbeit steht im Bild: das Werkzeug, das Produkt, die Werkstatt im Schnee.
• Viel freie Fläche lässt Platz für Text und Unterschrift.

Dafür braucht es das Logo als Vektordatei und festgelegte Farbwerte. Fehlt beides, lohnt es sich, das vor der Karte zu klären, denn jede weitere Drucksache profitiert davon. Wie wir Zeichen und Farben aufbauen, steht bei Logo und Corporate Design.

Der Text: kurz, persönlich und ohne Floskeln

Viele Firmenkarten tragen dieselben Wünsche: frohe Weihnachten, besinnliche Feiertage, ein erfolgreiches neues Jahr. Falsch ist daran nichts, nur bleibt nichts davon hängen. Den Unterschied macht ein einziger Satz, der sich auf das gemeinsame Jahr bezieht.

• Ein konkreter Bezug: ein Projekt, ein Umzug, eine neue Leistung, ein gemeinsamer Termin.
• Drei bis fünf Sätze, mehr braucht eine Karte nicht.
• Die Anrede, die auch im Alltag gilt.
• Für Empfänger, die Weihnachten nicht feiern, ein Gruß zu den Feiertagen oder zum neuen Jahr.

Zwei Beispiele für den persönlichen Satz: „Danke für das Vertrauen in diesem Jahr, auf die nächste gemeinsame Baustelle freuen wir uns schon.“ Oder: „Der Umzug in die neue Werkstatt hat uns viel abverlangt. Danke an alle, die dabei Geduld mit uns hatten.“ Wer statt Geschenken spendet, erwähnt das in einem Satz, ohne daraus das Thema der Karte zu machen.

Unterschrift, Papier und Veredelung

Die handschriftliche Unterschrift ist der Teil der Karte, den kein Druck ersetzt. Unterschreiben sollte, wer den Empfänger kennt: Inhaber, Projektleitung oder Kundenberater. Bei vielen Karten teilt sich das Team die Liste, und jede Person übernimmt ihre eigenen Kontakte. Ist die Menge für Handschrift zu groß, kommen die Unterschriften des Teams gedruckt auf die Innenseite.

• Klappkarte oder Einzelkarte: Die Klappkarte bietet innen Platz für Text und Unterschrift, die Einzelkarte ist schneller verarbeitet.
• Karton: Kräftiges Material fühlt sich wertig an. Klappkarten aus dickem Karton werden vor dem Falzen gerillt, sonst bricht die Oberfläche an der Kante.
• Oberfläche: Für die Innenseite eignet sich Papier ohne glänzende Beschichtung. Dort hält die Tinte und verschmiert nicht, wenn die Karte gleich danach in den Umschlag kommt.
• Veredelung: Goldene Heißfolie auf einem Stern oder eine leichte Prägung des Logos fällt auf, wenn sie sparsam bleibt.
• Umschlag: Eine Karte in A6 passt in einen Umschlag C6, eine Karte im Langformat in einen Umschlag DIN lang.

Größe und Gewicht bestimmen das Porto. Ein Probebrief mit Karte und Umschlag, vor der Bestellung gewogen und gemessen, verhindert Überraschungen bei der Post.

Druckdaten: drei Stellen, an denen es oft hakt

Wie die Datei aussehen muss, steht im Datenblatt der Druckerei. Bei Weihnachtskarten gibt es meist an drei Stellen Rückfragen:

• Beschnitt. Flächen und Bilder, die bis an den Rand reichen, laufen über das Endformat hinaus, meist drei Millimeter je Seite. Bei Klappkarten wird die offene Fläche angelegt, also Vorder- und Rückseite nebeneinander.
• Farbprofil. Gedruckt wird in CMYK mit dem Profil, das die Druckerei für das gewählte Papier nennt. Kräftiges Grün wirkt im Druck oft matter als am Bildschirm. Gold lässt sich mit den vier Druckfarben nicht darstellen, dafür braucht es Heißfolie oder eine Sonderfarbe.
• Schriften. Alle Schriften werden ins PDF eingebettet. Zierliche Schreibschriften brauchen eine gewisse Größe, sonst brechen ihre feinen Linien im Druck weg.

Wir legen die Daten für Weihnachtskarten nach diesem Datenblatt an und stimmen Papier und Veredelung im Printdesign mit der Druckerei ab.

Der Zeitplan: vom Versandtag rückwärts gerechnet

Karten sollen ankommen, solange die Empfänger noch arbeiten. Viele Betriebe schließen schon in der Woche vor Weihnachten. Wer vom gewünschten Ankunftstag rückwärts rechnet, sieht schnell, wann die Arbeit beginnen muss.

1. Ankunft festlegen. Für Geschäftskontakte ist ein Zeitpunkt in der ersten Dezemberhälfte ein sicherer Rahmen.
2. Versand davor einplanen. Unterschreiben, Kuvertieren und Frankieren dauern bei großen Mengen länger als gedacht. Vor Weihnachten kann auch die Post länger brauchen.
3. Druck davor. Die Produktionszeit nennt die Druckerei. Veredelungen und Klappkarten brauchen oft ein paar Tage mehr.
4. Freigabe davor. Text, Motiv und Adressliste werden von einer Person abgenommen, die entscheiden darf. Eine zweite liest gegen.
5. Gestaltung davor. Entwürfe, Auswahl und ein bis zwei Korrekturrunden.
6. Puffer einrechnen. Einige Tage Reserve fangen späte Korrekturen und volle Auftragsbücher in der Vorweihnachtszeit auf.

Wer erst im Dezember beginnt, wählt den digitalen Gruß oder eine Neujahrskarte. Sie darf in der ersten Januarwoche ankommen und liegt dann nicht zwischen dutzenden anderen Karten.

Versandliste und Datenschutz

Die Adressliste ist der unterschätzte Teil der Arbeit. Ansprechpartner wechseln, Firmen ziehen um, manche Kontakte sind seit Jahren still. Ein Abgleich mit der Kundenverwaltung erspart Rückläufer und Karten an Menschen, die den Betrieb längst verlassen haben.

• Eine Liste für alles: Name, Firma, Anschrift, wer unterschreibt, gedruckt oder digital.
• Schreibweise von Namen und Titeln prüfen.
• Rückläufer aus dem Vorjahr aussortieren.

Adressen von Kunden und Ansprechpartnern sind personenbezogene Daten. Übernimmt ein Dienstleister das Adressieren oder den Versand, braucht es in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Digitale Grüße per E-Mail können rechtlich als Werbung gelten, vor allem wenn sie Angebote enthalten. Ob dafür eine Einwilligung nötig ist, klärt der Datenschutzbeauftragte oder die Kanzlei. Der Abschnitt gibt eine erste Orientierung, eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.

Weitere Drucksachen und Gestaltungsthemen stehen im Bereich Grafikdesign.