Microsoft 365 oder Google Workspace: Was passt zu welchem Betrieb?
Betriebe, die täglich mit Word, Excel und Outlook arbeiten oder eine Branchensoftware einsetzen, sind mit Microsoft 365 besser bedient. Google Workspace passt zu Teams, die fast alles im Browser erledigen und kaum von Office-Dateien abhängen. Der Vergleich zeigt, wo sich die beiden Pakete im Büroalltag wirklich unterscheiden.
Kurz gesagt
- Beide Pakete bringen E-Mail mit eigener Domain, Kalender, Dateiablage, Videobesprechungen und Büroprogramme in einem Abo mit.
- Microsoft 365 ist im Vorteil, sobald Office-Dateien, Outlook, geteilte Postfächer oder eine Branchensoftware zum Alltag gehören.
- Google Workspace ist schneller erlernt und spielt seine Stärke aus, wenn mehrere Personen gleichzeitig im Browser an einem Dokument arbeiten.
- Beide Systeme nebeneinander zu betreiben, bedeutet doppelte Pflege. Eine klare Entscheidung für eine Seite spart auf Dauer Arbeit.
Was beide Pakete gleich gut können
Auf dem Papier sehen sich die beiden Angebote sehr ähnlich. Beide werden je Person im Abo gebucht und liefern E-Mail mit eigener Domain, Kalender, Dateiablage, Videobesprechungen und Büroprogramme. Beide laufen auf Rechner, Tablet und Handy.
Der Unterschied liegt in der Herkunft. Microsoft kommt vom Programm, das auf dem Rechner installiert ist, und hat die Zusammenarbeit über das Internet später ergänzt. Google hat von Anfang an für den Browser gebaut. Diese Herkunft merkt man bis heute an fast jeder Stelle.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Bereich | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| E-Mail und Kalender | Exchange Online, meist mit Outlook. Geteilte Postfächer für Adressen wie info@ | Gmail und Google Kalender im Browser. Gemeinsame Adressen über Gruppen oder Vertretungen |
| Büroprogramme | Word, Excel und PowerPoint, je nach Tarif installiert oder nur im Browser | Docs, Tabellen und Präsentationen im Browser |
| Dateiablage | SharePoint für den Betrieb, OneDrive für die einzelne Person | Google Drive, je nach Tarif mit geteilten Ablagen für Teams |
| Besprechungen und Chat | Teams, je nach Tarif enthalten oder zusätzlich gebucht | Meet und Chat |
| Arbeiten ohne Internet | Mit installierten Programmen ohne Einschränkung | Nur nach vorheriger Einrichtung und mit weniger Umfang |
| Verwaltung | Sehr viele Einstellungen, braucht Einarbeitung | Übersichtlicher und schneller erlernt |
Welche Bausteine genau enthalten sind, hängt bei beiden Anbietern vom gewählten Tarif ab. Ein zweiter Blick lohnt sich, bevor Lizenzen für das ganze Team gebucht werden.
Office-Dateien entscheiden öfter als jede Funktionsliste
Die Steuerberatung schickt eine Excel-Tabelle mit Formeln zurück. Ein Kunde erwartet den Vertrag als Word-Datei mit nachverfolgten Änderungen. Der Großhändler liefert seine Preisliste mit Makros. In vielen Betrieben sieht so ein normaler Dienstag aus.
Google Workspace öffnet und bearbeitet solche Dateien. Bei einfachen Briefen und Listen klappt das ohne Auffälligkeiten. Aufwendige Formatierungen, Makros und verschachtelte Formeln überstehen den Weg hin und zurück aber nicht immer unverändert. Wer das jede Woche mehrfach erlebt, verliert Zeit mit Nachbessern.
Dazu kommt die Branchensoftware. Viele Programme für Handwerk, Praxen und Buchhaltung übergeben Briefe an Word, Auswertungen an Excel oder versenden über Outlook. Ob das eigene Programm darauf angewiesen ist, beantwortet der Hersteller in einem kurzen Telefonat. Diese Frage gehört vor jede Entscheidung.
E-Mail und Kalender: Outlook oder Gmail im Browser
Bei Microsoft 365 liegt die Post in Exchange Online und wird meist in Outlook gelesen. Praktisch für Betriebe sind geteilte Postfächer: Eine Adresse wie info@ gehört dann dem Betrieb, drei Leute arbeiten darin, und alle sehen, was schon beantwortet ist.
Google Workspace setzt auf Gmail im Browser. Die Suche ist sehr schnell, statt Ordnern gibt es Labels, und der Kalender ist schlicht und übersichtlich. Gemeinsame Adressen laufen über Gruppen oder über eine Vertretung im Postfach. Das funktioniert, verlangt von langjährigen Outlook-Nutzern aber eine Umgewöhnung.
Eigene Domain, Spamfilter und Apps für das Handy gibt es auf beiden Seiten. Wichtiger als der Anbieter ist die saubere Einrichtung von Postfächern und Domain, damit Nachrichten zuverlässig ankommen.
Dateien und Zusammenarbeit: zwei Arbeitsweisen
Hier spielt Google seine Stärke aus. Ein Dokument ist ein Link. Mehrere Personen schreiben gleichzeitig, kommentieren und sehen jede Änderung sofort. Niemand verschickt mehr Fassungen mit „final“ und „final_neu“ im Dateinamen.
Microsoft 365 kann das inzwischen ebenfalls, im Browser und in den installierten Programmen. Die Ablage verlangt allerdings mehr Ordnung: Firmendateien gehören nach SharePoint, persönliche Arbeitsstände nach OneDrive, und Teams greift auf beides zu. Ohne klare Regeln entstehen schnell drei Orte für dieselbe Datei.
Wer oft ohne stabiles Internet arbeitet, etwa auf der Baustelle oder im Zug, fährt mit installierten Programmen entspannter. Google bietet einen Offline-Modus, der vorher eingerichtet sein muss und weniger kann.
Keines der beiden Pakete ersetzt eine Datensicherung. Was gelöscht wurde, ist nach Ablauf der Papierkorbfrist weg, bei Microsoft wie bei Google.
Verwaltung, Sicherheit und Datenschutz
Konten anlegen, Zwei-Faktor-Anmeldung vorschreiben, Zugänge beim Austritt sperren: Das geht bei beiden an zentraler Stelle. Die Verwaltung von Google ist aufgeräumter. Microsoft bietet deutlich mehr Stellschrauben und in den höheren Tarifen zusätzliche Schutzfunktionen, verlangt dafür aber mehr Einarbeitung. Für die laufende Benutzer- und Rechteverwaltung braucht es in beiden Fällen eine feste Zuständigkeit.
Beim Datenschutz stellen beide Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit und bieten je nach Tarif Einstellungen zum Speicherort der Daten. Ob das für den eigenen Betrieb genügt, hängt von der Art der Daten ab und gehört in die Hände des Datenschutzbeauftragten. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Unabhängig von der Wahl gilt: Postfächer und Dateien brauchen eine eigene Datensicherung außerhalb des Anbieters.
Empfehlung: Für wen passt was?
Microsoft 365 ist die bessere Wahl, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien gehen täglich an Kunden, Behörden oder die Steuerberatung.
- Eine Branchensoftware arbeitet mit Word, Excel oder Outlook zusammen.
- Gemeinsame Postfächer und geteilte Kalender gehören zum Tagesgeschäft.
- Ein Teil des Teams arbeitet regelmäßig ohne Internet oder mit sehr großen Dateien.
Google Workspace passt, wenn diese Beschreibung eher zutrifft:
- Das Team erledigt fast alles im Browser und wechselt oft zwischen Geräten.
- Dokumente entstehen überwiegend intern und werden gemeinsam geschrieben.
- Kein Programm im Betrieb setzt Office voraus.
- Die Verwaltung soll schlicht bleiben, Sonderfälle gibt es kaum.
Von einem Mischbetrieb raten wir ab. Zwei Kalender, zwei Ablagen und doppelte Lizenzen kosten auf Dauer mehr Nerven als die Entscheidung für eine Seite. Wer mit Google Workspace gut arbeitet, hat keinen Grund zu wechseln.
Für die meisten Handwerksbetriebe, Praxen und Büros führt der Weg nach unserer Erfahrung zu Microsoft 365. Dort bringt eine geordnete Einrichtung von Microsoft 365 mehr als jede weitere Funktion.
So läuft ein Wechsel ab
Ein Umzug ist in beide Richtungen möglich. Der Ablauf ist immer ähnlich:
- Bestand aufnehmen. Welche Postfächer, Verteiler, Kalender und Ablagen gibt es, und was davon wird noch gebraucht?
- Ziel festlegen. Lizenzen zuordnen, gemeinsame Adressen und die Ordnung der Ablage planen, bevor Daten wandern.
- Daten übertragen. Nachrichten, Termine, Kontakte und Dateien werden im Hintergrund kopiert, während alle normal weiterarbeiten.
- Umschalten. An einem ruhigen Tag zeigt die Domain auf das neue System. Danach folgt ein letzter Abgleich, damit keine Nachricht fehlt.
- Einweisen. Ein kurzer gemeinsamer Termin zeigt, wo jetzt was liegt.
Wie viel Arbeit darin steckt, hängt von der Zahl der Postfächer, der Datenmenge und der Ordnung im Bestand ab. Mehr dazu steht unter Kosten und Aufwand.
