Microsoft 365 Backup: Braucht es eine eigene Sicherung?
Ja, Microsoft 365 braucht ein eigenes Backup. Microsoft hält den Dienst am Laufen, für den Inhalt von Postfächern und Ablagen bleibt der Betrieb selbst verantwortlich. Papierkorb und Versionsverlauf helfen bei kleinen Pannen der letzten Wochen, eine Sicherung ersetzen sie nicht.
Kurz gesagt
- Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst erreichbar ist. Was im Betrieb gelöscht, überschrieben oder verschlüsselt wird, bleibt Sache des Betriebs.
- Papierkorb und Versionen reichen je nach Einstellung einige Wochen bis wenige Monate zurück. Danach ist Gelöschtes endgültig weg.
- Eine brauchbare Sicherung liegt außerhalb des Microsoft-Kontos, läuft automatisch und holt einzelne Nachrichten ebenso zurück wie ganze Postfächer.
Wofür Microsoft zuständig ist und wofür der Betrieb
Microsoft betreibt die Rechenzentren, hält die Daten mehrfach vor und sorgt dafür, dass Outlook, Teams und SharePoint erreichbar sind. Fällt dort eine Festplatte oder ein ganzer Standort aus, merkt der Betrieb davon nichts. Das ist Schutz vor Ausfällen bei Microsoft.
Für den Inhalt gilt etwas anderes. Löscht jemand im Betrieb einen Ordner, führt Microsoft diese Löschung zuverlässig an allen Standorten aus. Microsoft nennt das geteilte Verantwortung: Der Anbieter verantwortet die Plattform, der Kunde seine Daten und Zugänge.
Ein Vergleich aus dem Alltag: Der Vermieter sorgt für ein dichtes Dach und funktionierende Leitungen. Was in den Schränken liegt und wer einen Schlüssel hat, ist Sache des Mieters.
Was Papierkorb und Versionen leisten und wo sie enden
| Was passiert | Was Microsoft 365 von Haus aus bietet | Wo die Grenze liegt |
|---|---|---|
| E-Mail gelöscht | Ordner „Gelöschte Elemente“, danach ein versteckter Bereich zur Wiederherstellung | Nach dem Leeren des Ordners in der Standardeinstellung noch rund zwei Wochen |
| Datei in SharePoint oder OneDrive gelöscht | Papierkorb in zwei Stufen | Nach rund drei Monaten endgültig entfernt |
| Datei überschrieben oder verschlüsselt | Versionsverlauf je Datei, dazu das Zurücksetzen einer ganzen Ablage | Das Zurücksetzen reicht etwa einen Monat zurück |
| Konto nach einem Austritt gelöscht | Konto, Postfach und OneDrive bleiben kurz wiederherstellbar | In der Standardeinstellung rund 30 Tage |
| Jemand löscht absichtlich mit Verwaltungsrechten | Kaum Schutz: Wer die Rechte hat, kann auch Papierkörbe leeren | Ohne Kopie außerhalb ist nichts mehr da |
Die genauen Fristen hängen von Tarif und Einstellungen ab, und Microsoft passt sie gelegentlich an. An der Größenordnung ändert das nichts: Die Bordmittel decken Wochen ab, in einzelnen Fällen wenige Monate.
Vier Fälle, in denen die Bordmittel nicht reichen
- Der späte Fund. Im Januar räumt jemand die Projektablage auf und löscht einen Ordner zu viel. Im Juni fragt der Kunde nach den Plänen von damals. Der Papierkorb ist längst geleert.
- Der Austritt. Eine Mitarbeiterin verlässt den Betrieb, das Konto wird gelöscht, damit die Lizenz frei wird. Ein halbes Jahr später braucht jemand ihren Schriftverkehr mit einem Lieferanten.
- Die Verschlüsselung. Schadsoftware verschlüsselt die Dateien auf einem Rechner. Der Abgleich mit OneDrive überträgt die verschlüsselten Fassungen pflichtbewusst in die Cloud. Versionen helfen, bei Tausenden Dateien in mehreren Ablagen wird das Zurückholen aber zur Geduldsprobe.
- Das übernommene Konto. Ein Angreifer meldet sich mit erbeuteten Zugangsdaten an, löscht Nachrichten und leert den Papierkorb gleich mit, um Spuren zu verwischen.
Keiner dieser Fälle ist exotisch. Gemeinsam haben sie, dass der Schaden entweder spät bemerkt wird oder die Bordmittel gleich mit trifft.
Warum Abgleich und Aufbewahrungsregeln kein Backup sind
Zwei Dinge werden oft mit einer Sicherung verwechselt. Das erste ist der Abgleich mit OneDrive. Er sorgt dafür, dass eine Datei auf dem Rechner und in der Cloud gleich aussieht. Wird sie gelöscht oder beschädigt, ist sie an beiden Orten gelöscht oder beschädigt.
Das zweite sind Aufbewahrungsrichtlinien. Mit ihnen lässt sich festlegen, dass Inhalte für eine bestimmte Zeit nicht endgültig verschwinden. Gedacht sind sie für Nachweise und Prüfungen, nicht für die schnelle Wiederherstellung. Ein ganzes Postfach samt Ordnern in den Zustand von letztem Dienstag zu bringen, ist damit mühsam. Außerdem liegen diese Daten im selben Microsoft-Konto wie das Original.
Microsoft bietet inzwischen selbst einen zusätzlichen, kostenpflichtigen Sicherungsdienst an. Das sagt genug: Im normalen Tarif ist keine Sicherung enthalten. Wer Nachrichten über Jahre nachweisbar aufbewahren muss, braucht außerdem eine E-Mail-Archivierung. Das ist wieder eine andere Aufgabe.
Was alles in die Sicherung gehört
- Persönliche Postfächer mit Kalender und Kontakten
- Geteilte Postfächer wie info@ oder buchhaltung@
- Alle Bibliotheken in SharePoint, also die gemeinsame Dateiablage
- OneDrive jeder einzelnen Person
- Teams: Die Dateien liegen in SharePoint, Unterhaltungen und Kanäle müssen eigens berücksichtigt werden
Vergessen werden häufig die geteilten Postfächer und die OneDrive-Ablagen von Leuten, die selten im Büro sind. Gerade dort liegt oft etwas, das es nirgends sonst gibt.
Woran du eine brauchbare Sicherung erkennst
- Getrennter Ort. Die Kopie liegt außerhalb des Microsoft-Kontos, bei einem unabhängigen Anbieter mit Rechenzentrum in der EU oder auf einem eigenen Speicher im Haus.
- Automatisch. Die Sicherung läuft mindestens täglich, ohne dass jemand daran denken muss.
- Neue Konten inklusive. Wer neu anfängt, wird von selbst mitgesichert.
- Gezielte Rückholung. Eine einzelne Nachricht, ein Ordner, ein ganzes Postfach oder eine Ablage lassen sich zu einem gewählten Zeitpunkt zurückholen.
- Lange Aufbewahrung. Die Stände reichen so weit zurück, wie Fehler im Betrieb unbemerkt bleiben können, also eher Monate und Jahre als Wochen.
- Eigene Zugangsdaten. Das Kennwort der Sicherung ist ein anderes als das der Microsoft-Verwaltung.
- Meldung und Probe. Ein ausgefallener Lauf wird gemeldet, und die Rückholung wurde mindestens einmal durchgespielt.
Wie sich das in die übrige Datensicherung nach der 3-2-1-Regel einfügt, hängt davon ab, welche Daten zusätzlich im Haus liegen.
In vier Schritten zur Sicherung
- Bestand klären. Wie viele Postfächer, geteilte Adressen und Ablagen gibt es, und wie groß sind sie?
- Ziel wählen. Anbieter in der EU oder Speicher im Haus, dazu die Dauer der Aufbewahrung.
- Einrichten und den ersten Lauf abwarten. Die erste Sicherung kann je nach Datenmenge mehrere Tage dauern, danach werden nur noch Änderungen übertragen.
- Rückholung proben. Eine gelöschte Nachricht und einen Ordner aus der Ablage testweise zurückholen und aufschreiben, wie es geht.
Dazu gehört eine Regel für Austritte: Ein Konto wird erst gelöscht, wenn klar ist, wo Postfach und Dateien bleiben. Solche Abläufe sind Teil einer geordneten Verwaltung von Microsoft 365.
