Die 3-2-1-Backup-Regel: Datensicherung, die im Ernstfall hält
Die 3-2-1-Regel verlangt drei Kopien aller wichtigen Daten, auf zwei verschiedenen Arten von Speicher, eine davon außer Haus. Wer das einhält, übersteht eine defekte Festplatte ebenso wie einen Einbruch oder verschlüsselte Dateien. So sieht die Regel in einem kleinen Betrieb aus, und an diesen Stellen scheitert sie im Alltag.
Kurz gesagt
- Drei Kopien bedeutet: die Daten, mit denen gearbeitet wird, und zwei Sicherungen davon.
- Zwei Arten von Speicher verhindern, dass ein einzelner Fehler beide Sicherungen gleichzeitig trifft.
- Eine Kopie außer Haus schützt vor Feuer, Wasser, Diebstahl und Schadsoftware im Büronetz.
- Eine Sicherung zählt erst, wenn daraus schon einmal etwas zurückgeholt wurde.
Ein Montagmorgen, der die Regel erklärt
Ein Büro mit sechs Arbeitsplätzen sichert seit Jahren jede Nacht auf eine Festplatte, die am Server hängt. An einem Montag sind alle Dateien verschlüsselt, die Schadsoftware kam über einen Anhang ins Haus. Die Festplatte war angeschlossen, also ist sie ebenfalls verschlüsselt. Es gab eine Sicherung, und trotzdem ist nichts mehr da.
Genau diesen Fall verhindert die 3-2-1-Regel. Die Faustregel stammt ursprünglich aus der digitalen Fotografie und hat sich in der IT durchgesetzt, weil sie sich ohne Fachwissen prüfen lässt. Drei Zahlen, drei Fragen: Wie viele Kopien gibt es, auf wie vielen Arten von Speicher, und wie viele davon liegen woanders?
Die 3: drei Kopien der Daten
Gezählt wird das Original mit. Drei Kopien heißt also: die Daten, mit denen täglich gearbeitet wird, und zwei Sicherungen davon. Eine einzige Sicherung genügt nicht, weil auch sie ausfallen kann. Festplatten altern, Sicherungsläufe brechen ab, und beides fällt meist erst auf, wenn die Kopie gebraucht wird.
Wichtig ist, was als Kopie zählt. Ein Ordner, der zwischen zwei Rechnern abgeglichen wird, ist keine Sicherung. Wird die Datei auf dem einen gelöscht oder beschädigt, passiert auf dem anderen wenige Sekunden später dasselbe. Eine Sicherung hält mehrere ältere Stände fest, damit auch der Zustand von letzter Woche zurückkommt.
Die 2: zwei verschiedene Arten von Speicher
Liegen beide Sicherungen auf der gleichen Technik, trifft ein Fehler oft beide. Zwei Festplatten aus derselben Lieferung altern gleich schnell. Zwei Freigaben auf demselben Gerät fallen gemeinsam aus, wenn das Gerät streikt. Deshalb verlangt die Regel zwei unterschiedliche Wege.
Früher hieß das Festplatte und Band. In kleinen Betrieben sieht die Kombination heute meist so aus: ein NAS im Haus, also ein Speicher im Netzwerk, und dazu Speicherplatz bei einem Anbieter im Rechenzentrum. Entscheidend ist, dass die beiden Kopien nicht am selben Gerät, am selben Programm und am selben Passwort hängen.
Die 1: eine Kopie außer Haus
Feuer, Wasserschaden, Einbruch und Überspannung treffen alles, was im selben Gebäude steht. Dasselbe gilt für Schadsoftware, die sich im Büronetz ausbreitet: Sie erreicht jedes Laufwerk, das verbunden ist. Eine Kopie muss deshalb an einem anderen Ort liegen und darf sich vom Büro aus nicht einfach überschreiben lassen.
Zwei Wege sind üblich. Der bequemere ist eine verschlüsselte Sicherung zu einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU, die jede Nacht von selbst läuft. Der klassische sind Wechselplatten, die jemand regelmäßig tauscht und mitnimmt. Das funktioniert, solange diese Person es wirklich jede Woche tut, auch im Urlaub und in der Hochsaison.
Der Aktenschrank im Nebenraum zählt nicht als anderer Ort. Was im selben Gebäude liegt, teilt dessen Risiken.
So sieht die Regel in einem kleinen Büro aus
Ein Büro mit Dateien auf einem Server könnte die drei Kopien so verteilen:
| Kopie | Wo sie liegt | Wovor sie schützt |
|---|---|---|
| Original | Server und Rechner, mit denen täglich gearbeitet wird | Vor nichts. Hier entstehen die Schäden |
| Sicherung im Haus | NAS, zum Beispiel von Synology, in einem anderen Raum als der Server | Defekte Festplatte, gelöschte oder überschriebene Dateien |
| Sicherung außer Haus | Verschlüsselt bei einem Anbieter in der EU oder auf Wechselplatten | Feuer, Wasser, Einbruch und Schadsoftware im Büronetz |
Die Sicherung im Haus ist für den Alltag da: Eine gelöschte Datei ist in Minuten zurück. Die Kopie außer Haus ist die Versicherung für den schlechten Tag.
Daten bei einem Cloud-Dienst zählen in dieser Rechnung als Original. Auch Postfächer und Dateien in Microsoft 365 brauchen deshalb Kopien an anderer Stelle.
In fünf Schritten zur eigenen Sicherung
- Daten auflisten. Dateiablage, Postfächer, Buchhaltung, die Datenbank der Branchensoftware und alles, was nur auf einem einzelnen Rechner liegt. Was nicht auf der Liste steht, wird nicht gesichert.
- Zwei Fragen beantworten. Wie viel Arbeit darf verloren gehen, und wie lange darf der Betrieb stehen? Daraus ergibt sich, wie oft gesichert wird und wie schnell die Rückholung gehen muss.
- Sicherung im Haus einrichten. Automatisch, zu einer festen Zeit und mit mehreren Ständen, damit auch die Fassung von vor drei Wochen noch da ist.
- Kopie außer Haus ergänzen. Verschlüsselt und mit eigenen Zugangsdaten, die auf keinem Arbeitsplatz gespeichert sind.
- Meldungen einrichten und proben. Jemand erfährt, wenn ein Lauf ausfällt. Danach wird erst eine Datei und dann ein ganzes System testweise zurückgeholt.
Welche Technik dazu passt, hängt von Datenmenge, Internetanschluss und vorhandenen Geräten ab. Den Aufbau im Einzelnen beschreibt die Seite Backup und Datensicherung.
Sechs Fehler, an denen die Regel im Alltag scheitert
- Die Platte bleibt angesteckt. Was dauerhaft verbunden ist, wird bei einem Befall mitverschlüsselt.
- Abgleich gilt als Sicherung. Ein abgeglichener Cloud-Ordner übernimmt Löschungen und Fehler sofort.
- Es gibt nur einen Stand. Die Sicherung von heute Nacht überschreibt die von gestern, samt der beschädigten Datei.
- Die Datenbank fehlt. Warenwirtschaft und Praxissoftware lassen sich im laufenden Betrieb nicht einfach kopieren und brauchen ein eigenes Verfahren.
- Niemand liest die Meldungen. Der Lauf bricht seit Wochen ab, die Hinweise landen in einem Postfach, das keiner öffnet.
- Die Rückholung wurde nie geprobt. Ob eine Sicherung taugt, zeigt erst der Versuch, etwas daraus zurückzuholen.
Die Erweiterung 3-2-1-1-0: eine Kopie, die niemand ändern kann
Seit Schadsoftware gezielt nach Sicherungen sucht, wird die Regel oft um zwei Ziffern ergänzt. Die zusätzliche 1 steht für eine Kopie, die vom Netz getrennt oder unveränderbar gespeichert ist. Selbst wer das Kennwort der Verwaltung erbeutet, kann sie nicht löschen. Die 0 steht für null Fehler bei der geprobten Wiederherstellung.
Für kleine Betriebe ist das kein Luxus. Eine Wechselplatte, die getrennt im Regal liegt, oder ein Speicher mit Schreibschutz für einen festen Zeitraum genügt. Wichtig bleibt die Abgrenzung: Eine Sicherung bringt den Betrieb nach einem Schaden zurück. Unterlagen über Jahre nachweisbar aufzubewahren, ist Aufgabe der Archivierung.
