KI und Datenschutz: Was nicht in den Chat gehört
In eine Chat-KI gehören keine Angaben, mit denen sich eine Person erkennen lässt, und keine Geschäftsgeheimnisse, solange nicht geregelt ist, was mit den Eingaben geschieht. Namen, Gesundheitsangaben, Bewerbungen, Lohndaten und Kalkulationen bleiben draußen. Die meisten Aufgaben lassen sich trotzdem erledigen, wenn der Text vorher entschärft wird.
Kurz gesagt
- Entscheidend ist, was eingegeben wird: Jeder Text geht an den Server eines Anbieters und wird dort verarbeitet.
- Private und kostenlose Zugänge sind für betriebliche Daten ungeeignet, weil der Betrieb dort in der Regel nichts vertraglich regeln kann.
- Mit Rollen statt Namen und Platzhaltern statt Beträgen bleibt fast jede Aufgabe lösbar.
- Bei Gesundheitsdaten, Personalunterlagen und allem unter Schweigepflicht entscheidet vorher der Datenschutzbeauftragte oder die Kanzlei.
Warum die Eingabe das eigentliche Risiko ist
Wer einen Text in eine Chat-KI tippt, schickt ihn an einen fremden Server. Dort wird er verarbeitet, je nach Dienst eine Zeit lang gespeichert und unter Umständen zur Verbesserung des Modells verwendet. Was genau geschieht, steht in den Bedingungen des jeweiligen Tarifs. Bei privaten Zugängen hat der Betrieb darauf keinen Einfluss.
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, greift, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden. Gemeint sind alle Angaben, die sich auf eine erkennbare Person beziehen. Dazu zählen neben dem Namen auch E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer oder Kennzeichen. Manchmal genügt schon die Kombination aus Ort, Beruf und Anlass.
Der Text hier ist eine Orientierung für den Arbeitsalltag und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte für deinen Betrieb geben Datenschutzbeauftragte und Kanzleien.
Drei Gruppen von Daten und wie man mit ihnen umgeht
Für den Alltag hilft eine einfache Einteilung. Die Prüfung im Einzelfall nimmt sie niemandem ab, die häufigsten Fehler verhindert sie aber.
| Gruppe | Beispiele | Umgang |
|---|---|---|
| Bleibt draußen | Krankmeldungen und Befunde, Bewerbungen, Lohn- und Personalunterlagen, Bankdaten, Ausweiskopien, Passwörter | Nicht eingeben. Ausnahmen nur nach Prüfung durch Datenschutzbeauftragte oder Kanzlei. |
| Nur mit Vertrag | Namen und Kontaktdaten von Kunden, Schriftwechsel, Angebote, Verträge, interne Kalkulationen | Nur im geschäftlichen Zugang mit geregelter Verarbeitung, sonst vorher entschärfen. |
| Unbedenklich | Allgemeine Fachfragen, eigene Werbetexte, veröffentlichte Inhalte der eigenen Website, anonymisierte Texte | Eingabe ist in Ordnung, das Ergebnis wird trotzdem geprüft. |
Im Zweifel gehört eine Angabe in die strengere Gruppe.
So entschärfst du einen Text vor der Eingabe
Ein Sprachmodell braucht für einen guten Entwurf den Sachverhalt und nicht die Person dahinter. In sechs Schritten wird aus einer echten Nachricht eine unbedenkliche Vorlage:
- Namen durch Rollen ersetzen: „der Kunde“, „die Mieterin“, „Lieferant A“.
- Adressen, Telefonnummern, Kundennummern und Aktenzeichen löschen.
- Angaben streichen, die zusammen auf eine Person schließen lassen, etwa Ort, Beruf und Datum.
- Beträge und Konditionen durch Platzhalter ersetzen, wenn sie für die Aufgabe nicht nötig sind.
- Signaturen und mitzitierte ältere Nachrichten am Ende abschneiden.
- Nach der Antwort die echten Angaben von Hand wieder einsetzen.
Ein Beispiel: Statt die vollständige Beschwerde eines Kunden einzufügen, reicht eine Zusammenfassung in eigenen Worten. „Ein Kunde ärgert sich, weil seine Küche drei Wochen später geliefert wird als zugesagt. Entwirf eine Antwort, die den Fehler einräumt und einen neuen Termin ankündigt.“ Der Entwurf wird genauso brauchbar, und kein Name hat das Haus verlassen.
Faustregel: Was nicht auf einer Postkarte stehen dürfte, gehört nicht in einen privaten KI-Zugang.
Was nicht nach Datenschutz aussieht und trotzdem heikel ist
Die DSGVO schützt Personen. Daneben gibt es Informationen, die aus anderen Gründen nicht nach außen gehören.
- Geschäftsgeheimnisse. Einkaufspreise, Kalkulationen, Konstruktionsdaten, Kundenlisten und Quellcode.
- Unterlagen von Kunden. Viele Verträge enthalten eine Geheimhaltungsklausel. Was ein Auftraggeber anvertraut hat, darf oft nicht an Dritte gehen.
- Berufsgeheimnisse. Praxen, Kanzleien und Steuerbüros unterliegen einer Schweigepflicht, die über den Datenschutz hinausgeht.
- Hochgeladene Dateien. Ein PDF oder ein Bildschirmfoto enthält oft mehr als den Ausschnitt, um den es geht: Kopfzeilen, Namen, weitere Tabellenblätter.
- Mitschnitte von Besprechungen. Ein Gespräch aufzuzeichnen und auswerten zu lassen setzt voraus, dass alle Beteiligten vorher Bescheid wissen und einverstanden sind.
Fünf Fragen an jeden KI-Dienst vor dem Einsatz
Ob ein Dienst für betriebliche Daten taugt, zeigt sich an den Vertragsunterlagen und nicht an der Oberfläche. Diese Fragen sollten sich schriftlich beantworten lassen:
- Werden Eingaben für das Training des Modells verwendet, und lässt sich das ausschließen?
- In welchem Land werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
- Bietet der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an?
- Wie lange bleiben Eingaben gespeichert, und wer kann sie einsehen?
- Gibt es für jede Person ein eigenes Konto, das sich beim Ausscheiden sperren lässt?
Lässt sich eine dieser Fragen nicht klären, bleibt der Dienst auf allgemeine Aufgaben ohne Personenbezug beschränkt. Wo Daten das Haus gar nicht verlassen dürfen, kann ein Sprachmodell auf eigener Hardware laufen. Das ist aufwendiger und gehört in eine Beratung zum passenden Aufbau.
Was im Betrieb geregelt sein sollte
Technik löst das Thema nur zur Hälfte. Die andere Hälfte ist eine gemeinsame Regel, die jeder kennt.
- Ein freigegebener geschäftlicher Zugang statt privater Konten
- Eine kurze Liste mit Beispielen aus dem eigenen Haus: Was darf hinein, was nicht
- Eine Person, die bei Unsicherheit gefragt werden kann
- Eine Einweisung, in der das Entschärfen an echten Texten geübt wird
Genau das ist Inhalt unserer KI-Schulung für Teams: üben an eigenen Fällen und eine Leitlinie, die auf eine Seite passt.
Und wenn doch etwas Falsches eingegeben wurde?
Das passiert, und Schweigen macht es schlimmer. Der Verlauf wird gelöscht, soweit der Dienst das zulässt, und der Vorfall geht sofort an die zuständige Person im Betrieb. Ob daraus eine Meldung an die Aufsichtsbehörde oder an Betroffene folgt, beurteilt der Datenschutzbeauftragte oder die Kanzlei. Wichtig ist ein Klima, in dem so ein Fehler gemeldet und nicht versteckt wird.
