Was kostet individuelle Software? Sieben Faktoren, die den Aufwand bestimmen
Die Kosten individueller Software bestehen fast vollständig aus Arbeitszeit, und die folgt aus dem Umfang. Eine ehrliche Zahl gibt es deshalb erst, wenn feststeht, was die Anwendung können soll. Dieser Beitrag nennt keinen Betrag. Er erklärt die sieben Faktoren, mit denen sich jedes Angebot einordnen und vergleichen lässt.
Kurz gesagt
- Bezahlt wird Arbeitszeit für Planung, Entwicklung, Tests und Einführung. Material gibt es bei Software kaum.
- Am stärksten wirken der Umfang, die Zahl der Nutzerrollen, Schnittstellen und die Übernahme alter Daten.
- Nach dem Start laufen Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung weiter und gehören von Anfang an in die Rechnung.
- Wer in Stufen baut und mit dem wichtigsten Ablauf beginnt, hält Aufwand und Risiko klein.
Warum es für eigene Software keinen Listenpreis gibt
Ein Auto hat einen Preis, weil es tausendfach gleich gebaut wird. Individuelle Software entsteht einmal, für einen Betrieb und dessen Abläufe. Der Aufwand gleicht eher einem Umbau im Bestand: Erst wenn klar ist, welche Wände bleiben und was dahinter liegt, lässt er sich schätzen.
Bezahlt wird dabei fast ausschließlich Arbeitszeit. Dazu zählt das Programmieren, aber auch alles davor und danach: Abläufe aufnehmen, Entwürfe abstimmen, testen, Daten übernehmen, das Team einweisen. In vielen Projekten macht das reine Programmieren nur einen Teil der Stunden aus.
Deshalb nennen wir weder hier noch auf der Seite Kosten einen Betrag. Eine Zahl ohne Umfang wäre für die einen zu hoch und für die anderen zu niedrig.
Die sieben Faktoren im Überblick
| Faktor | Hält den Aufwand klein | Treibt den Aufwand |
|---|---|---|
| Umfang | Ein klar umrissener Ablauf | Mehrere Abteilungen in einem System |
| Nutzerrollen | Ein Team mit gleichen Rechten | Verwaltung, Außendienst, Kunden und Partner mit eigenen Ansichten |
| Schnittstellen | Keine oder eine gut dokumentierte | Mehrere Systeme, Abgleich in beide Richtungen |
| Altdaten | Start mit leerem Bestand oder sauberen Listen | Gewachsene Bestände mit Dubletten und Freitext |
| Geräte | Nutzung im Browser | Zusätzlich Apps für iOS und Android, Betrieb ohne Empfang |
| Gestaltung | Bewährte Bedienmuster | Eigene Oberfläche bis ins Detail, viele Sonderansichten |
| Sicherheit und Nachweise | Internes Werkzeug ohne sensible Daten | Personenbezogene Daten, Protokolle, Freigaben in mehreren Stufen |
Kein Faktor wirkt allein. Ein kleiner Umfang mit vier Schnittstellen kann mehr Arbeit bedeuten als eine größere Anwendung, die für sich steht.
Umfang und Rollen: Was die Anwendung können soll
Der Umfang ist der größte Hebel. Eine Anwendung, in der Monteure ihre Einsätze abhaken, ist ein überschaubares Vorhaben. Ein System, das Angebote, Planung, Lager und Rechnungen zusammenführt, ist ein Vielfaches davon, weil jeder Bereich eigene Regeln und Ausnahmen mitbringt.
Fast genauso stark wirken die Rollen, also Gruppen von Nutzern mit eigenen Rechten. Jede Rolle braucht eigene Ansichten und eigene Tests. Sobald Kunden von außen zugreifen, kommen Anmeldung, Einladungen, vergessene Passwörter und strengere Prüfungen dazu.
Ein Beispiel: Ein Großhändler, der nur intern Bestellungen erfassen will, braucht eine Rolle. Sollen Kunden selbst bestellen und der Außendienst Sonderkonditionen freigeben, sind es drei. Jede Regel dazwischen muss gebaut und geprüft werden.
Schnittstellen und alte Daten: der unterschätzte Teil
Kaum eine Anwendung steht allein. Sie soll Kunden aus der Buchhaltung kennen, Bestellungen aus dem Shop übernehmen oder Termine in den Kalender schreiben. Jede dieser Verbindungen ist eine Schnittstelle, also ein Weg, auf dem zwei Programme selbstständig Daten austauschen. Ist sie beim anderen System gut dokumentiert, geht es zügig. Fehlt sie, wird ein Umweg über Dateien nötig.
Ähnlich ist es mit vorhandenen Daten. Zehn Jahre Kundenliste in einer Tabelle enthalten doppelte Einträge, drei Schreibweisen für denselben Ort und Notizen in Feldern, die dafür nie gedacht waren. Diese Bestände müssen geprüft und bereinigt werden, bevor sie umziehen. Wer hier selbst vorarbeitet, senkt den Aufwand spürbar.
Geräte, Gestaltung und Sicherheit
- Geräte: Eine Anwendung im Browser läuft auf Rechner, Tablet und Handy. Eine zusätzliche App für iOS und Android lohnt sich, wenn Kamera, Mitteilungen oder Betrieb ohne Empfang gebraucht werden, und ist ein eigener Posten.
- Gestaltung: Eine ruhige, klare Oberfläche aus bewährten Bausteinen ist schnell gebaut. Aufwendig wird es bei vielen Sonderansichten, Diagrammen und Animationen.
- Sicherheit und Nachweise: Wo personenbezogene Daten, Verträge oder Abrechnungen liegen, kommen feinere Rechte, Protokolle über Änderungen und mehr Dokumentation dazu.
Was nach dem Start weiterläuft
Software ist mit dem Livegang nicht fertig bezahlt. Drei Posten laufen weiter:
- Betrieb: Server, Datenbank, Sicherungen und die Domain.
- Wartung: Sicherheitsupdates und Anpassungen, wenn sich Browser, Betriebssysteme oder angebundene Systeme ändern.
- Weiterentwicklung: neue Wünsche, die im Alltag entstehen. Sie sind der Normalfall und kein Zeichen für schlechte Planung.
Dem gegenüber steht, was wegfällt: Lizenzen je Nutzer, doppelte Eingaben, Suchzeiten, Fehler beim Abtippen. Eine faire Rechnung stellt deshalb beide Seiten über mehrere Jahre nebeneinander. Der Vergleich von Entwicklung und Monatsabo allein führt in die Irre.
So bleibt der Aufwand im Rahmen
- Den wichtigsten Ablauf zuerst bauen. Der Teil, der heute am meisten Zeit frisst, kommt an den Anfang. Alles andere steht auf einer Liste für später.
- Wünsche in Muss und Kann trennen. Was für den ersten Einsatz zwingend ist, wird gebaut. Was nur schön wäre, wartet auf die Erfahrung aus dem Betrieb.
- Entwurf vor Entwicklung. Ein klickbarer Entwurf der wichtigsten Ansichten zeigt Missverständnisse, solange Änderungen wenig Arbeit machen.
- Daten selbst aufräumen. Dubletten löschen und Schreibweisen vereinheitlichen kann der Betrieb am besten, weil er die Kunden kennt.
- Eine Person entscheiden lassen. Projekte werden teuer, wenn Rückfragen wochenlang liegen oder drei Leute Verschiedenes antworten.
Woran sich ein belastbares Angebot erkennen lässt
Ein gutes Angebot für individuelle Software beschreibt, was enthalten ist und was ausdrücklich nicht: Rollen, Ansichten, Schnittstellen, Datenübernahme, Tests, Einweisung. Es nennt die Stufen, in denen gebaut wird, und trennt den Aufbau von den laufenden Kosten.
Vorsicht bei Angeboten, die nach einem einzigen Telefonat eine runde Summe nennen und den Umfang in zwei Zeilen fassen. Entweder steckt ein großer Puffer darin, oder die Nachträge kommen später. Beim Vergleich mehrerer Angebote hilft es, sie Zeile für Zeile neben die sieben Faktoren zu legen.
Bei uns beginnt der Weg mit einem kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten. Darin ordnen wir das Vorhaben ein und benennen die Punkte, die den Aufwand treiben. Danach folgt ein schriftliches Angebot mit festem Leistungsumfang.
